Электронный архив

Работа с бумажной документацией на многих предприятиях становится неактуальной. Большие объемы информации, медленный поиск по архиву, низкий уровень структурированности, конфиденциальности и сохранности – все это усложняет процесс поиска и анализа информации, ввиду чего затягивается процедура принятия бизнес-решений. Избежать подобных проблем помогают системы электронного документооборота.

Электронный архив: основные функции

Мощным и безопасным инструментом для работы с информацией считаются электронные архивы – современные системы структурированного хранения электронных документов. Обращаться с ними удобно и просто, потому что подобные комплексы выполняют несколько функций:

• Поиск. Необходимый документ находится в считанные секунды посредством идентификации различных критериев (даты, номера, персоналии, типа).
• Учет. Работа с электронным архивом может быть настроена индивидуально (разграничение прав доступа). Также в системе устанавливается контроль за просмотром, использованием документов, их сверкой, частотой обращения.
• Хранение. Электронный архив – это безопасный, системный и структурированный способ хранения документов. Имея электронные дубликаты, всегда можно получить страховую копию в случае безвозвратной потери (хищения, пожара, неумышленного уничтожения).

Разновидности архивов

Система электронного архива предусматривает надежное хранение электронных версий важных для компании документов. Во многих программах предусмотрена возможность хранения и работы с электронными архивами различных типов документации:

Архив финансовой документации

Любая организация обязана вести учет и обеспечивать безопасное хранение первичной финансово-экономической документации. Данный архив позволяет упорядочить информацию, обеспечить легкий поиск необходимых рабочих бумаг, отследить комплектность документов, упростить их подготовку для налоговой или аудиторской проверки, устранить дубликаты, а также создать централизованный архив (актуально для компаний, имеющих филиалы).

Архив проектной документации

Переводя проектную документацию в электронный вид, ее можно структурировать, трансформировать в любой формат, осуществлять выборку и поиски; кроме того, предоставить доступ к проектному архиву заинтересованным лицам (при необходимости).

Архив нормативной документации

Для облегчения работы различных подразделений компания должна позаботиться о создании единой базы актуальных отраслевых и тематических каталогов стандартов, а также обеспечить к ним контролируемый доступ определенного круга сотрудников. Нормативные документы, представленные в электронном виде, могут быть без лишних сложностей оперативно дополнены или изменены. Для удобства работы в системе формируется связь между различными документами предприятия (нормативными, проектными, техническими).

Архив технической документации

Если деятельность предприятия предполагает использование оборудования, необходимо создать единую базу технической документации (характеристики, спецификации, руководства пользователей). При помощи такого архива сотрудники компании смогут производить поиск и выборку требующейся для работы документации.

Архив ОРД (организационно-распорядительной документации)

Данный комплекс обеспечивает удобную работу с организационной, распорядительной, информационно-справочной и документацией по личному составу. Используя упорядоченные данные в электронном варианте, можно в краткие сроки подготовить необходимые документы для проверяющих органов или руководства фирмы.

Этапы создания электронного архива

Процесс создания архива зависит от специфики деятельности компании и поставленных задач, в общем случае он включает в себя несколько этапов:

• Экспертная оценка документации – заключается в изучении объемов, определении приоритетных фондов, подборе технологии, согласовании регламента взаимодействия сторон.
• Выполнение «чернового» проекта, который впоследствии корректируется заказчиком.
• Сканирование документов.
• Определение атрибутов данных для их поиска.
• Наполнение и интеграция системы электронного архива в организации.

Преимущества электронного архива

Работа с подобными системами имеет множество достоинств, как для всей организации в целом, так и для конечных пользователей. Компания оценит значительное сокращение затрат на разработку и внедрение различных программ и баз данных, в которых может храниться отдельная техническая и нормативная документация. Также предприятие имеет возможность консолидации всех документов представительств, резервирования информации, обеспечит их безопасное хранение. Кроме того, электронных архив позволит повысить качество и производительность труда за счет сокращения времени на поиск и выборку необходимых бумаг.