Электронный архив и электронный документооборот: в чем разница?

Электронный архив и документооборот – разные понятия. На самом деле все достаточно просто:

Электронный архив – это база оригиналов документов, которые оцифрованы и распознаны. В состав такого архива могут входить нормативно-технические документы, справочная информация. А электронный документооборот – это вся текущая документация предприятия в оцифрованном виде.

Электронный архив осуществляет функции хранилища, в котором находятся абсолютно все документы компании, в том числе – и документы с истекшим сроком хранения.

Документооборот, напротив, включает в себя только текущую документацию.

Преимущества электронного архива и документооборота над бумажными очевидны. Прежде всего, оцифровка бумаг дает возможность автоматизировать всю механическую работу, а значит, освободить рабочее время сотрудников, которые могут заняться более прибыльными для компании делами.

Появление дистанционного доступа и внедрение многопользовательского режима позволит снизить количество командировок. Кроме того, сократятся временные затраты на взаимодействие филиалов из разных регионов. Даже в небольшой компании станет заметно, что коммуникации между сотрудниками улучшились, а времени на деловое общение уходит меньше.

Электронный архив документов и цифровой документооборот значительно повышает эффективность работы каждого сотрудника. Если раньше на поиски нужного документа или внесение исходящих данных в журнал уходило полчаса или час, то теперь эта процедура будет занимать несколько минут. Удобный поиск, систематизация документов, встроенный календарь и другие преимущества позволят значительно повысить уровень оперативности сотрудников.

Электронный архив предприятия может существовать в качестве отдельного решения, а может составлять часть системы электронного документооборота.

При внедрении электронного архива и документооборота могут возникнуть определенные сложности, однако удобство, которое принесет с собой нововведение, безусловно, перекроет все временные трудности.