Электронный архив: система, подсистемы и организация

Замена бумажных архивов электронными – это возможность значительно усовершенствовать систему хранения документов, а также облегчить и ускорить поиск нужных данных.

Электронный архив представляет собой систему структурированного хранения имеющихся в учреждении электронных документов. Система электронного архива выполняет определенный набор функций, среди которых:

• хранит, регистрирует и предоставляет информацию;
• управляет информацией;
• дает возможность специалистам использовать информацию, то есть не только просматривать имеющиеся данные, но и редактировать их, а также создавать новую информацию на основе уже созданной.

Система электронного архива разделяется на несколько основных подсистем:

1. Подсистема ввода документов, прошедших сканирование.

2. Подсистема ввода документов, которые сразу были созданы в электронном виде.

3. Подсистема как оперативного, так и долгосрочного хранения документов.

4. Подсистема приложений, позволяющих управлять аппаратными средствами.

5. Подсистема обработки отсканированных текстов, изображений и других документов.

Эти подсистемы могут понадобиться при создании конкретного электронного архива, а могут и не понадобиться – это зависит от особенностей и потребностей учреждения или организации.

Организация электронного архива

Электронный архив документов часто используется не только для хранения и систематизации документации, но и для создания библиотеки, в которой хранятся различные типы файлов: фото, видео, текстовые, звуковые. Сегодня все большее количество фирм прибегает к организации электронного архива именно с этой целью: получить возможность работать с такими данными.

Создание электронного архива описанного вида имеет некоторые особенности. В частности, необходимо предусмотреть механизм ввода данных: например, звукозапись переговоров и другой информации. Специалисты рекомендуют пользоваться возможностями голосовой почты.

Создание электронного архива с возможностями хранить разные типы файлов дает ощутимые преимущества в ведении любого бизнеса, а также в хранении четко структурированной информации с оперативным поиском.