Этапы архивного хранения документов

Архивное хранение документов – сложный процесс. В Законе РФ №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», принятом 1 октября 2004 г., прописан строгий порядок организации архива. В нем определены типы бумаг, подлежащих архивированию, сроки их хранения, порядок уничтожения и требования к физическому архиву. В целом всю архивную работу можно разделить на несколько этапов:

• первичная оценка бумаг и экспертиза ценности – сортировка, выделение дел на хранение и ликвидацию;
• формирование дел – подшивка документов и их оформление;
• передача дел в архив организации или сторонней архивной компании;
• составление номенклатуры дел;
• уничтожение документов с истёкшим сроком хранения.

Экспертиза ценности документов

Первоначально весь массив бумаг организации сортируется в отделе, где они находятся на текущем хранении. Так, договора хранятся в юридическом отделе, счета – в бухгалтерии, личные дела – в отделе кадров и т. д. Перечень типовых документов, определённый Росархивом, прописывает конкретные сроки и выделяет группы бумаг по продолжительности хранения:

• кратковременному хранению (до 10 лет) подлежат акты проверок кассы, финансово-хозяйственной деятельности, гарантийные письма, первичные бухгалтерские документы;
• на долговременное хранение(свыше 10 лет) отправляют личные дела сотрудников, акты и журналы регистрации несчастных случаев на предприятии, приказы руководителя по личному составу и т.д.;
• постоянному хранению подлежат финансовые планы, годовые бухгалтерские отчёты, протоколы общих собраний трудового коллектива и некоторые другие документы.

Выделение дел на архивное хранение и к уничтожению осуществляется специальной экспертной комиссией.

Формирование дел

При систематизации документов учитывается срок хранения и тип бумаг, по этим признакам они подшиваются в дела. На обложке указывают наименование, срок хранения и дату формирования дела, а также номер, индекс, количество страниц. Первая страница после титульной содержит опись бумаг, подшитых в дело.

Передача дел на архивное хранение

Приём документов в архив предполагает присвоение номера и индекса каждому делу, а также сверку. Акт сверки подписывается двумя сторонами – сдающим сотрудником и архивным работником, осуществляющим приём документов. Все принятые дела заносятся в номенклатуру дел – отдельный документ, в котором указываются номера, индексы и заголовки дел, а также сроки их хранения.

Уничтожение документов с истёкшим сроком хранения

Для выделения дел к уничтожению необходимо составить соответствующий акт по итогам экспертизы ценности. При условии правильного ведения архива определить, какие документы необходимо уничтожить, несложно: достаточно посмотреть в номенклатуру дел. В акт на ликвидацию бумаг заносятся данные с титульных листов дел, необходимо полистно проверить дела и исключить ошибки.

Физическое уничтожение возможно разными способами, наиболее распространённый – специальная машина, измельчающая бумагу. По итогам проведенных мероприятий составляется акт.