Этапы создания электронного архива

Чтобы создание электронного архива было выполнено грамотно и качественно, документы необходимо обрабатывать последовательно. Работа по его созданию включает в себя 4 этапа:

1. Сначала выполняется подготовка бумаг для сканирования. Современная техника позволяет это сделать при выполнении некоторых требований к материалам. Листы нужно расшить, раскрепить и развернуть. Удалить из стопок всевозможные металлические предметы (булавки, скрепки, скобы). Для уменьшения времени на распознавание документа сканером на предмет ориентации. Желательно сложить листы так, чтобы тексты были сориентированы в одном направлении. В зависимости от результата, который нужно получить при сканировании, лучше систематизировать документы по содержанию, датам, нумерации.

2. Следующим этапом, характеризующим создание электронного архива, будет являться оцифровка. При этом документы переводятся в электронный вид. В зависимости от качества бумаги, содержания и формата текста сканирование может быть планшетным или поточным. Некоторые организации ошибочно считают, что распознавание документации для создания электронного архива не представляет собой ничего сложного и любой работник сможет с этим справиться. Но, как показывает практика, это не так. Следует доверить этот процесс специалистам, оказывающим услуги по сканированию документов, для получения в дальнейшем полноценного архива.

3. Обработка и структурирование сканированного материала – третий этап. После перевода документа в цифровой вид, необходимо произвести верификацию изображения. На этом этапе происходит обработка по улучшению качества полученного текста, а при необходимости его реставрация. В общем процессе работы по сканированию этот этап является наиболее трудоемким и занимает достаточно много времени. Под структурированием полученных данных подразумевается создание всевозможных каталогов с необходимой дополнительной информацией для групп документов или для одного из них, которая в дальнейшем будет служить для поиска нужного материала.

4. Создается системы поиска. В зависимости от индивидуальных потребностей организации они могут быть разными по сложности. Поиск документов может осуществляться по электронным полям или по контексту содержания. Немаловажное значение имеет расширение, в котором сохраняется отсканированный текст. Это может быть pdf или tif формат. Очень часто клиенты хотят иметь документы в двух различных видах. При многопользовательском режиме удобнее хранить документы с расширением pdf.