Функции электронного архива

Электронный архив – это возможность эффективного и максимально оперативного копирования и хранения любой документации на предприятии. Архивирование осуществляется в следующей последовательности: анализ, оценка, сканирование документов, размещение параметров для быстрого поиска.

Такая форма хранения бумаг на предприятии выполняет множество функций, среди которых:

• Поиск. При помощи электронного архива можно за считанные секунда найти всю необходимую информацию, просто задавая определенные параметры для поиска. При этом делать это можно, не покидая рабочего места, т.е. удобство использования позволяет экономить время. После того как необходимая информация найдена, с ней удобно работать, подвергать анализу, обработке. Далее сформированный отчет легко отправить по электронной почте или сохранить на удобном носителе. Использование электронного архива ускоряет процесс работы.
• Учет. При помощи такого способа хранения можно производить учет количества обращений к определенной документации, проводить соответствующий анализ. Это гарантирует контроль над использованием отдельной категории бумаг, позволяет эффективно прослеживать исполнение требований, разграничение прав доступа, обеспечение информационной безопасности персонала к данным предприятия.
• Хранение. Перевод документации в электронный вид позволяет не только систематизировать данные, но и обеспечить безопасное хранение рабочих бумаг различной категории. Можно делать электронную копию всей бумажной и прочей документации, что очень важно для предотвращения ее безвозвратной потери. Кроме того, использование электронной копии снижает количество обращений к бумажному оригиналу, значит, обеспечивает его большую сохранность.

Последовательность создания архива

Создание электронного архива представляет собой процесс довольно трудоемкий и длительный, необходимо соблюдать определенные этапы работы. Все зависит от того, какой тип первоисточника имеется, какие требования установлены при создании архивов. Чаще всего применяется следующий алгоритм создания электронного архива на предприятии:

• сначала проводится экспертиза всего объема документации, который необходимо архивировать. Сюда входят оценка общего объема, определение приоритета для выбора фонда, а также технологии архивирования, согласование регламента;
• выполнение так называемого пилотного проекта, т.е. пробного архивирования. После этого оценивается качество и результативность, при необходимости вводятся корректировки, технические поправки в процесс архивирования для оставшегося объема;
• осуществляется сканирование бумажной части документации согласно всем установленным требованиям;
• проводится классификация для возможности дальнейшего поиска заархивированной документации;
• на последнем этапе наполняется система электронного архива, которая предназначена для дальнейшего хранения и применения на предприятии.

Электронное архивирование позволяет сохранить в удобном электронном виде большую массу документации и информации, которой после этого можно пользоваться согласно уровню допуска конкретного сотрудника. Процедура эта трудоемкая, занимает достаточно много времени, но позволяет в компактном и удобном виде не только хранить необходимую информацию, но и обрабатывать ее, использовать во время деятельности компании.