Хранение первичных документов

Первичная документация – основа бухгалтерского учета и последующей налоговой отчетности. Именно она является подтверждением хозяйственных и финансовых операций, а потому хранение первичных документов строго регламентировано законодательством. Налаженная система хранения дает ряд преимуществ компаниям и позволяет не только соблюсти установленный регламент, но и упростить работу с внутренними документами и обеспечить возможность быстрого поиска нужных бумаг в случае необходимости. Неправильное хранение документов предполагает штрафы и другие серьезные последствия как для организации в целом, так и для ее руководителя и главного бухгалтера лично, поскольку они являются ответственными лицами.

Что относится к первичным документам?

Кассовые ордера, акты выполненных работ, накладные и квитанции составляют основную массу этого типа бумаг. Также сюда относятся акты приема-передачи материальных ценностей, акты о списании товаров, накладные, ведомости и еще сотни бумаг, установленных законом, а также учетные регистры. Основные положения по перечню и срокам хранения разных типов первичных документов и ответственности прописаны в ФЗ-129 «О бухгалтерском учете» от 23.02.1996 г. и в Налоговом кодексе РФ.

Сроки хранения первичной документации

Для большинства видов таких бумаг установлен срок хранения 5 лет, однако эта цифра варьируется. Усложняется ситуация тем, что на практике трудно точно разделить бухгалтерские и налоговые документы, а для последних Налоговым кодексом установлен срок хранения в 4 года. Для ряда из них действует также архивное законодательство: так, согласно Перечню типовых управленческих документов, утвержденному Минкультуры 25.08.2010 г., некоторые отчетные документы подлежат архивированию и хранению разное количество лет.

Специалисты приходят к выводу, что существующие противоречия в законодательстве не так уж проблематичны: в целом стоит ориентироваться на более длительный срок хранения и, таким образом, соблюсти все установленные требования, то есть хранить первичные документы необходимо не менее 5 лет. Стоит отметить, что установленные сроки отсчитываются не с фактической даты создания документа, а с начала следующего отчетного года.

Избежать проблем с проверяющими органами поможет своевременная систематизация документов организации. Налаженный архив позволит вовремя отправлять бумаги на хранение, чтобы они не занимали места в рабочих кабинетах, а также уничтожать ненужные в соответствии с требованиями законов. Облегчить работу главного бухгалтера и гарантировать соблюдение нормативов помогут специализированные компании, которые не только организуют внеофисное хранение архива, но и окажут дополнительные услуги: выполнят систематизацию, экспертизу ценности, ликвидацию или оцифровку документов.