Хранение документов после ликвидации организации

После принятия решения о прекращении деятельности фирмы создается специальная ликвидационная комиссия, выполняющая целый спектр мероприятий. Под последними подразумеваются действия по формированию пакета документов для хранения в архивах в зависимости от их степени ценности.

В своей работе данная комиссия руководствуется положениями «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным Приказом Минкультуры России от 25.08.2010г. № 558 и вступившим в законную юридическую силу 30.09.2011г.

Определение сроков хранения

Ликвидационная комиссия обрабатывает и упорядочивает документарную базу организации, составляет опись-перечень всех документов с указанием их общих данных, сроков хранения (временного и постоянного) и подписывает приемо-передаточный акт установленного образца.

Ввиду вступления в действие в 2011г. «Перечня типовых управленческих архивных документов» следует учитывать новые сроки хранения документов. При этом порядок исчисления срока хранения остался неизменным и производится стандартно - с 1 января следующего за окончанием делопроизводства года.

Постоянному хранению при ликвидации предприятия подлежат:

• Книги учета доходов и расходов при ликвидации ИП и организаций, использовавших упрощенную систему налогообложения;
• Свидетельства о постановке на учет;
• полисы страхования гражданской ответственности, выданные для опасных производственных объектов;.
• финансово-бухгалтерская отчетность, сформированная по международным стандартам данных систем;
• акты о передаче прав на недвижимое имущество, а также документы по сделкам и залогу с ним;
• документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении бухгалтерской (бюджетной) отчетности.

Увеличены сроки на хранение для следующих категорий дел:

• табели учета рабочего времени и трудовые графики хранятся согласно новому Перечню не 1 год, а 5 лет;
• документация об аттестации рабочих мест, включая протоколы и решения - 45 вместо 5 лет;
• срок хранения книг учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним увеличен до 75 лет (ранее 50 лет);
• справки о заработной плате, журналы и расчетные ведомости должны содержаться в архиве 5 лет (ранее 3 года);
• подлинники невостребованных личных документов сотрудников содержаться в архиве в течение 75 лет (ранее 50 лет).

Однако для аналитической документации продолжительность архивного хранения уменьшена :годовая бухгалтерская (бюджетной) отчетность – до 5 лет (ранее постоянно), счета–фактуры – до 4 лет (ранее 5 лет).

В остальных категориях документов, согласно регламенту нового Перечня, сроки содержания в архиве остались неизменными.

Передача документов в архив

Классификация и архивирование документов предприятия может производиться как уполномоченной ликвидационной комиссией, так и специализированными архивными организациями, с которыми заключается договор на хранение.

Передача документов на постоянное хранение при ликвидации организации выполняется либо в виде традиционных бумажных подшивок, либо путем оцифрования информации на электронных носителях.

Архивное хранение документов с установленным сроком уничтожения может быть передано по решению ликвидационной комиссии непосредственно учредителю компании, что оформляется соответствующим распоряжением и актом приема-передачи.