Хранение и уничтожение банковской и кассовой документации

Деятельность любой организации сопряжена с ведением большого объема банковской и кассовой документации, которая также требует соответствующего хранения, а в случае необходимости – уничтожения. О том, как правильно обращаться с подобными бумагами, и пойдет речь в данной статье.

О важности вопроса

Банковские документы – неотъемлемая часть бухгалтерии предприятия. Они отражают важнейшие финансовые операции и делятся на три основных типа:

• кассовые – фиксируют движение наличных средств (прием и выдачу из кассы банка);
• мемориальные – различные платежные требования и поручения;
• внебалансовые – приходно-расходные ордера на принятие и выдачу ценностей из кассы или хранилища.

При финансовых проверках, а также в случае возникновения споров подобные документы имеют ключевое значение. Поэтому к организации их хранения необходимо подходить со всей ответственностью.

Хранение

Порядок хранения бухгалтерских документов (в том числе банковских и кассовых) регламентирован целым рядом нормативно-правовых актов. Основными в их числе являются Налоговый кодекс РФ, №129-ФЗ «О бухгалтерском учете от 21.11.1996 г», утвержденный Федеральным архивным агентством Перечень и т.д.

Согласно действующим требованиям обязательному хранению подлежат следующие виды банковской и кассовой документации:

• корешки банковских чековых книжек;
• контрольные кассовые ленты;
• приходно-расходные ордера;
• банковские извещения;
• переводные требования и т.д.

Самое главное – правильно организовать и систематизировать документы для того, чтобы интересующую бумагу можно было легко найти в нужный момент.

Так, например, в процессе текущего хранения кассовые журналы рекомендуется брошюровать по месяцам, а мемориальные документы – подшивать каждый день. В идеале должны быть созданы электронные копии. При этом доступ к банковской и кассовой документации строго ограничивается.

По истечению срока использования вся банковская и кассовая документация передается на архивное хранение. Требования здесь действуют те же самые, что и для других бумаг. Перед передачей в собственный или сторонний архив проводится экспертиза ценности, систематизация документов, брошюровка их в дела с составлением описи и т.д.

Уничтожение

Для большинства банковских и кассовых документов установлен обязательный срок хранения в 5 лет. По истечении этого периода бумаги могут быть уничтожены при условии, что по ним нет незакрытых дел и спорных ситуаций. При проведении данной процедуры составляется соответствующая приемо-сдаточная накладная с указанием веса и количества дел, после чего документы утилизируются под контролем ответственного лица.

Уничтожение документов также осуществляется либо силами собственного архива, либо стороннего.