Хранение первичной бухгалтерской и налоговой документации

Первичные бухгалтерские документы содержат информацию обо всех хозяйственных операциях предприятия: поступлениях в кассу, перечислениях по расчетному счету, начислении и выплате заработной платы. Они являются основанием для составления регистров учета. Утрата хотя бы одного из первичных документов искажает данные бухучета и является правовым нарушением.

На основании данных, содержащихся в учете, составляется бухгалтерская отчетность, рассчитываются и уплачиваются налоги, сборы и взносы в бюджеты, фонды разных уровней. Трудно переоценить значение содержания бухгалтерских документов и соблюдения правил их хранения. Поэтому состояние учета на предприятиях, порядок составления и хранения материалов очень жестко регламентирован законодательством.

Нормативная база, определяющая порядок хранения бухгалтерских документов

Согласно содержанию ст. 17 Закона о бухучете: все организации должны обеспечить хранение бухгалтерских документов 5 и более лет. Рабочий план счетов, учетная политика и электронные носители информации учета должны сохраняться в течение пяти лет после сдачи отчета за год, в котором они использовались.

По содержанию ст. 23 п. 8 Налогового кодекса: предприятие должно обеспечить сохранность бухгалтерских и налоговых документов в течение четырех лет.

Хотя сроки, указанные в законах несколько расходятся, главные бухгалтера и руководители предприятий, ответственные за сохранность документов, предпочитают придерживаться более длительного периода во избежание штрафных санкций, регламентированных КоАП (ст. 15.11). Более того, ответственные лица обязаны обеспечить надлежащий порядок и хранение бухгалтерских бумаг: специально отведенное помещение, металлические шкафы, специальные сейфы, доступ к которым ограничен. Регламент хранения материалов установлен п. 6 Положения Минфина СССР от 1983 года «О документах и документообороте…».

Порядок передачи документов учета в архив

По истечении срока хранения на предприятии бухгалтерские документы подлежат передаче в архив. Такие услуги предоставляют как государственный или муниципальный архив, так и коммерческие организации. Ответственным за передачу документов на хранение является главный бухгалтер.

Перед сдачей деловых бумаг в архив они подвергаются ручной обработке. Все документы, относящиеся к одному учетному регистру, укладываются в хронологическом порядке и нумерации и подшиваются. Для архива готовится справка о количестве передаваемых материалов. Специализированные организации могут оказывать услуги по хранению документов предприятий в электронном виде.