Как делать опись документа в деле?

Опись документов в деле, или так называемый лист-заверитель – важный элемент оформления хранящихся бумаг. Такой список составляется по каждому делу по окончании его формирования и обязательно сверяется в момент передачи папок в архив. Какую информацию должна содержать опись и как правильно ее составить?

Жестких требований к оформлению описи нет, однако принято прописывать ее на фирменном бланке организации. В заголовке документа указывается «Опись документов в деле (наименование и номер)». Далее следуют данные, представленные в виде таблицы с графами:

• порядковый номер;
• название документа;
• количество листов в документе.

Также при необходимости включаются графы «Примечания», «Страницы с_ по _» и другие.

В конце описи указывается общее количество листов (документов, экземпляров), вошедших в список. Написать это необходимо цифрами и прописью в скобках. Дата составления может быть указана как в начале, так и в конце документа.

Завершение оформления

После составления описи необходимо заверить ее подписями ответственных лиц. Это могут быть руководитель организации, руководитель структурного подразделения, секретарь или иные лица, ответственные за документооборот. К подписи обязательно должна быть расшифровка, содержащая полное наименование должности, фамилию, имя и отчество.

Передача дела

При передаче дела на хранение в архив ставятся соответствующие отметки в описи. В документе прописываются лица, ответственные за сдачу и прием дела, оба ставят подписи с расшифровками. Один экземпляр описи передается в архив вместе с делом, второй остается в структурном подразделении.