Как подготовить документы в центральный архив?

Подготовка документов к сдаче в центральный архив включает в себя несколько процедур:

• экспертизу ценности;
• формирование дел;
• оформление дел;
• составление описи передаваемых дел.

Экспертиза ценности

Эта процедура проводится для определения документов, подлежащих сдаче в архив, сортировки их по сроку хранения, а также выделения документов к уничтожению. Сроки хранения определяются в «Перечне типовых документов, образующихся в деятельности организации» (утвержден Росархивом 06.10.2000 г.) и в постановлении ФКЦБ России от 16.07.2003 г. №03.33пс (для акционерных обществ).

В процессе экспертизы разделяются дела временного и постоянного хранения, отдельно формируются дела по личному составу.

Формирование дел

Документы группируются в папки следующим образом:

• отдельно дела постоянного, временного хранения и по личному составу;
• дела должны содержать подлинники документов, при отсутствии такой возможности – заверенные копии;
• приложения подшиваются вместе с документами, к которым они относятся, независимо от даты составления;
• все документы в деле нумеруются;
• в конце формирования дела составляется список документов, входящих в него и утверждается ответственным лицом.

Оформление дел

Документы подшиваются в дело с твердым переплетом, на титульном листе необходимо указать:

• наименование организации;
• заголовок;
• индекс в соответствии с номенклатурой организации;
• количество документов и листов в деле;
• номер тома (при наличии);
• срок хранения;
• дата последнего документа.

Опись дел

После формирования и оформления дел составляются их описи, по которым будет производиться сверка при передаче. Описи составляются отдельно на дела по личному составу, дела постоянного хранения и дела временного хранения. В описи необходимо указать общее количество дел, а также прописать их номера, наименования и коды.

Передача дел в архив

Процесс передачи представляет собой сверку всех документов в каждом деле по внутренней описи, затем сверку дел по общим описям. В конце передачи принимающий сотрудник расписывается на описи дел, составленной в двух экземплярах. Один из них остается в в архиве, второй выдается сдающей стороне.