Как правильно организовать и классифицировать архивные документы для эффективной работы

Правильная организация архивного хранения и архивной обработки документов — главный залог эффективности работы с данными. Подобный подход позволяет привести документы в упорядоченный вид, сгруппировать их по заданным параметрам, даёт возможность вести быстрый поиск нужных сведений и упростить работу с ними.

Перед передачей на архивное хранение необходимо:

• привести документы в соответствие с требованиями законодательства;
систематизировать их;
• классифицировать источники путем группирования и сформировать их в отдельные дела;
• выполнить экспертизу;
• установить сроки хранения;
• отобрать подлежащие уничтожению документы.

Главные задачи на данном этапе - упорядочивание документооборота, защита от несанкционированного доступа к документации. Чтобы привести документы в соответствие с требованиями законодательства, перед передачей в архив проводится соответствующая обработка как для бумажных, так и для электронных документов. Важной частью организационного процесса является правильность оформления и формирования папок, соответствие документов номенклатуре. Это значительно повышает эффективность последующей работы с документацией, ее поиск и выдачу.

Архивные документы группируются и классифицируются по определенному признаку для удобства хранения и использования. Этот процесс включает следующие этапы:

• распределение документации по отдельным делам;
• группировка документации внутри дел;
• оформление обложек;
• составление описи;
• передача дел в архив.

Правильная организация архивирования документов предполагает:

• сортировку документов по срокам;
• опись источников;
• распределение единиц по папкам и оформление обложки;
• подшивку;
• размещение дел в коробах по квалификационному принципу, например, в алфавитном или хронологическом порядке;
• назначение сотрудников, имеющих доступ в хранилище;
• учёт вновь поступающих документов.

Для повышения эффективности работы с документами архивные работы лучше делегировать профильным специалистам. Правильно организованный, чётко структурированный и грамотно систематизированный архив организации – одна из важных составляющих ее успешного функционирования.

Обращаясь в профессиональные архивные компании, вы можете быть уверены, что работа будет выполнена качественно и в соответствии с требованиями законодательства. А это означает:

• отсутствие проблем с проведением аудиторских и других проверок со стороны государственных органов;
• эффективный поиск необходимых для составления отчетов документов и восстановления утраченной информации на основе архивных документов;
• грамотный учёт и прозрачно структурированный архив.