Как правильно передать кадровые документы?

Кадровые документы – один из самых важных разделов делопроизводства предприятия, и любые манипуляции с ними требуют знания специфики, ответственности и профессионализма.

Необходимость в передаче кадровых документов возникает в различных ситуациях. Данные сведения могут последовать:

• в архив – при ликвидации компании;
• на хранение в сторонние архивы – если в организации нет собственного архива (что часто бывает в небольших предприятиях, где существование такого структурного подразделения экономически нецелесообразно);
• при смене руководителя или начальника кадрового отдела;
• в ситуации отказа фирмы от самостоятельного выполнения функций по ведению архива или кадрового делопроизводства и передаче их стороннему
• подрядчику.

Как проходит процесс передачи кадровых документов?

Данное мероприятие включает в себя проверку кадровой документации и оформление акта приема-передачи.

Приказом руководства назначается лицо, ответственное за кадровую документацию. Чтобы обеспечить законность проведения процедуры, проверить документацию и, согласно требованиям законодательства, подготовить кадровое делопроизводство для передачи, создается комиссия, в которую входят:

• руководитель компании;
• представители кадровой службы;
• юрист;
• эксперт архивной организации.

Предварительно составляется опись следующей кадровой документации:

• личных дел работников и трудовых книжек;
• трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним;
• приказов о кадровых изменениях – должностных назначениях, приеме на работу, увольнении, переводе.

Составляется также опись локальных нормативно-правовых актов компании, куда могут быть внесены:

• положения о защите персональных данных;
• положения о конфиденциальной информации;
• должностные инструкции;
• календарные планы отпусков;
• штатное расписание;
• правила внутреннего распорядка компании.

Проверяются и фиксируются, согласно перечню ТК РФ, отсутствующие документы. Выявляется наличие печатей и подписей, правильность оформления кадровых документов. После завершения аудита кадровой службы компании составляется акт приема-передачи дел в свободной форме, который утверждается и подписывается руководителем компании.

Профессионально и грамотно оформить прием-передачу кадровых документов помогут специалисты архивной компании «ОРБ». Для получения консультации свяжитесь с нами по телефону +7 (495) 734-78-00 либо заполните форму обратной связи на сайте.