Как правильно рассчитать расходы на электронный архив

Создание электронного архива – современное эффективное решение для предприятия, которое приносит организации и немалую выгоду. Однако оптимизация расходов на документооборот возможна лишь при условии его правильного формирования. Конечно, выполнение подобных работ потребует определенных расходов. Цена создания электронного архива в каждом случае индивидуальна и зависит от нескольких факторов.

Из чего складывается стоимость электронного архива?

• подготовительные работы (ознакомление с документами, оценка их состояния,
• сортировка, индексация);
• сканирование (в его оплату включают стоимость использования оборудования и услуг персонала);
• распознавание (при необходимости);
• подбор программного обеспечения, его внедрение и настройка в офисе клиента;
• оплата серверов, где хранится информация;
• обучение сотрудников правилам использования электронного архива;
• внесение изменений в структуру архива;
• дополнительные услуги – настройка возможности удаленного доступа с разными правами, удаление ненужных файлов и т.д.

Самостоятельная работа или аутсорсинг – что дешевле?

Если предприятие имеет хорошее техническое оснащение, свободных сотрудников в штате, способных выполнить необходимые виды работ, возможно сократить расходы на организацию электронного архива. Но, как показывает практика, эффективней и целесообразней делегировать выполнение всех задач по созданию электронного архива профессионалам.