Как правильно составить опись документов?

Архивные описи для каждой разновидности дел составляются отдельно по установленной форме. В описях обязательно должен быть титульный лист, подтитул (при необходимости), оглавление, предисловие, указатели, а также список сокращенных слов. Все описи дел согласуются с экспертной комиссией и утверждаются главой компании.

Особое внимание стоит уделить заголовкам: они должны совпадать с информацией на обложке дела. Составлять документ рекомендуется по структурному или структурно-хронологическому принципу: времени создания, подразделениям, годам или периодам.

 

Внутренняя опись

Для удобного поиска документов лучше всего выполнить внутренние описи или оглавления. Как правило, их составляют после формирования дела, но до момента переплета. Внутренние описи в обязательном порядке формируются для:

личных дел;

трудовых соглашений (договоров);

судебных и следственных дел;

особо ценных дел;

дел, в заголовках которых не раскрыто содержание документов.

Все остальные дела относят к категории «иные документы». В таком случае описи к ним разрешается составлять в упрощенном порядке с указанием страниц, на которых размещена документация. Стоит обратить внимание на нумерацию внутренних описей: она должна отличаться от прочих и иметь валовый порядок (за несколько лет).

Предисловия к описи

Предисловия составляют отдельно для описей дел различного срока хранения. Они служат своего рода исторической справкой, которая облегчает использование документов. Предисловие к описи необходимо как при первой, так и при последующих обработках бумаг компании. Подписывать его должен составитель и лицо, ответственное за архив. В предисловии нужно указывать характеристику состава и особенности обработки документов.

Основные требования

1. Количество экземпляров описей – 3 штуки.
2. Описательная статья содержит: порядковый номер дела; индекс; заголовок; даты; количество листов; срок хранения дела.
3. Все графы описи заполняются четко в соответствии со сведениями на обложке.
4. Если заголовки дел одинаковые, при внесении в опись необходимо полностью указать заголовок первого из них, а остальные обозначить как «То же».
5. После описательной записи следует количество дел (цифрами, прописью), первый и последний номер дел по описи.
6. В зависимости от требований архивов организаций, к описи составляют указатели, список сокращений, оглавление.

На основании имеющихся описей формируется годовой раздел сводной описи дел компании.