Как вести архив организации: законы, правила, порядок работы

Принципы ведения архива организации определяются федеральным законом «Об архивном деле» № 125-ФЗ от 2004 г. и «Основными правилами работы архивов организаций», утвержденными Росархивом. Эти два документа определяют основные понятия, порядок ведения архива, перечень документов, подлежащих хранению, и его сроки, а также ответственность руководителей за соблюдение существующих стандартов.

Общие правила ведения архива

• каждая организация обязана обеспечить сохранность учредительных документов, личных дел сотрудников, бумаг, подтверждающих финансовые операции ( и приходные, и расходные);
• ответственность за ведение архива лежит на руководителе организации, а также на архивном специалисте компании (если он есть);
• документацию необходимо систематизировать и хранить с описями и номенклатурой дел;
• компании вправе отдать ведение архива на аутсорсинг.

Порядок ведения архива

В небольших организациях функции ведения архива могут возлагаться на секретаря или другого ответственного сотрудника. Порядок функционирования и ответственные лица определяются Инструкцией работы архива – внутренним документом компании, который составляется на основе типового образца. В список основных обязанностей входит:

• обеспечение безопасности текущих документов на оперативном хранении;
• своевременная передача бумаг в архив;
• организация места хранения бумаг в соответствии с правилами пожарной безопасности, также обеспечение конфиденциальности информации;
• систематизация архива – формирование дел, составление номенклатуры дел, описи бумаг.

Регулярная экспертиза ценности необходима в первую очередь самому предприятию. Такая процедура позволяет выделить дела с истекшим сроком хранения и уничтожить их, контролировать сроки хранения и поддерживать порядок в бумагах.

Внеофисное хранение документов

Сегодня компании все чаще прибегают к услугам специализированных архивных организаций. Это позволяет снизить непрофильную нагрузку на своих сотрудников, выполнить все требования по ведению архива, сэкономить место в офисе. Самые востребованные услуги – внеофисное хранение документов, создание электронного архива, экспертиза ценности и уничтожение бумаг. Ощутить все преимущества аутсорсинга вы можете обратившись за профессиональной помощью в компанию «ОРБ».