Как составить опись документов?

Под термином «опись» в первую очередь подразумевается процесс инвентаризации бумаг перед сдачей их в архив. Результатом этого является систематизированный справочник, который раскрывает состав и содержание документов, хранящихся на предприятии.

Составление описи выполняется в соответствии с установленными правилами и формой. Последняя обязательно включает в себя титульный лист, оглавление, статьи с описанием документов в виде таблицы и лист-заверитель.

Опись документов всегда составляется в двух экземплярах. Процесс этот достаточно трудоемкий и имеет четкий алгоритм.

Подготовительный этап

Перед составлением описи дел их обязательно систематизируют в определенном порядке. Как правило, дела сначала раскладывают по годам, а затем внутри каждого года – по структурным подразделениям. Далее в каждой такой группе документы располагают в порядке их значимости. Например, сначала могут идти приказы, затем планы и сметы, отчеты, доклады и т.д.

В завершении для каждого сформированного дела указывается его порядковый номер, индекс, заголовок, дата создания и информация о количестве листов.

При систематизации бумаг также необходимо учитывать, что на дела постоянного хранения, со сроком свыше 10 лет, и по личному составу описи составляются отдельно. Бумаги с истекшим сроком и не представляющие ценности в архивный справочник не включаются. Для них проводится отдельная процедура – списание документов.

Основной этап

По возможности опись лучше выполнять на фирменном бланке организации. Однако это требование не является обязательным. Внесение дел в опись осуществляется в том порядке, в котором они были системазированы. При этом каждое из них получает индивидуальный номер. В случае если дело состоит из нескольких томов, то и они вносятся в документ отдельными пунктами.

Сама опись представляет собой таблицу установленной формы, которая включает в себя следующие столбцы:

• № п/п.
• Индекс дела.
• Заголовок.
• Дата составления.
• Количество листов в деле.
• Срок хранения.
• Примечания.

Все эти данные соответственно переписываются с обложки дела. В графу «Примечания» могут быть внесены какие-либо особые отметки, например, о физическом состоянии документов и т.д. Однако в делопроизводстве эта графа заполняется редко.

Завершающий этап

После того, как все дела были внесены в опись, приступают к окончательному оформлению документа. На последней странице (под таблицей) указывается дата составления справочника, число внесенных дел прописью, а также проставляются подписи ответственных лиц.

Только после выполнения всех этих действий готовая опись может быть представлена по месту требования.