Какие документы обычно не сохраняются в компании?

Если документооборот предприятия не налажен, то постепенно скапливается масса бумаг, большинство из которых просто уничтожают. Как правило, подобная участь настигает документы, не подлежащие строгой отчетности и не имеющие жестких условий систематизации и архивирования. В данную группу входят, например, внутренние распоряжения, переписка с физическими и юридическими лицами. На самом деле подобные документы лишь на первый взгляд кажутся ненужными: при возникновении спорных моментов именно эти экземпляры помогают доказать свою правоту перед партнерами, уволенными сотрудниками, государственными органами проверяющих служб. В противном случае для аргументированного подкрепления своей позиции приходится привлекать свидетелей, восстанавливать документы (если есть возможность это сделать) и т.д. Нередко причиной штрафов и взысканий становится именно отсутствие того или иного утраченного документа. Как обезопасить компанию от подобных проблем?

Решить подобную задачу и защитить ваш бизнес от различных бюрократических неприятностей поможет грамотное упорядочение документов, необходимое в конце каждого отчетного периода. Зачастую самостоятельно организовать контроль за документооборотом, особенно если предприятие большое, очень сложно. Лучше прибегнуть к помощи профессионалов, которые не только систематизируют все поступающие экземпляры, но и своевременно отправят их в архив. Особенно много вопросов у неподготовленных сотрудников возникает при работе с документами, не определенными законодательством к обязательному хранению, но в силу их важности являющимися таковыми. Например, в эту группу входят документы, регулирующие трудовые отношения – на их основании человеку начисляется пенсия, социальные выплаты, и при необходимости он обращается за их предоставлением непосредственно к работодателю. В случае отсутствия у последнего сведений о выплаченной заработной плате, налоговых отчислениях, бывший сотрудник может обратиться в суд либо в контролирующие органы для инициации проверки, и тогда штрафы и другие санкции практически неизбежны.

Ошибочно в число документов, не подлежащих хранению, могут попасть экземпляры, содержащие важные сведения о:

• графиках сметности;
• проведении аттестации должностей;
• выплатах по случаю выходных и праздничных дней;
• определенных нормах организации труда;
• переподготовке, повышении квалификации персонала;
• назначении работника на должность;
• штатном персонале;
• привлечении иностранных работников;
• нарушениях трудовой дисциплины;
• пересмотре тарифных ставок, показателей премирования и т.д.;
• устранении выявленных недостатков по технике безопасности, охране труда, и т. д.

Установить компетентные сроки хранения каждого из перечисленных документов помогут специалисты компании «ОРБ». Для получения подробной консультации об условиях сотрудничества свяжитесь с нами по телефону +7 (495) 734-78-00 либо заполните форму обратной связи на сайте.