Когда и для чего выполняется полистный просмотр документов

Для систематизации и грамотного ведения документооборота недостаточно только хорошей организации и соблюдения правил ведения документации персоналом. В архивном деле существует несколько механизмов, которые помогут поддерживать порядок в бумагах. Среди них – полистный просмотр документов, обязательный, например, при экспертизе ценности перед передачей дел в архив. Просмотр каждой бумаги – единственно верный способ навести настоящий порядок и обеспечить сохранность необходимых сведений и утилизацию ненужных данных.

Задачи полистного просмотра документов

Перед передачей дел в архив проводится экспертиза ценности, выявляющая подлежащие и не подлежащие хранению документы. В ходе этого мероприятия все бумаги просматриваются полистно. В итоге удается:

• устранить дубликаты;
• расположить бумаги в надлежащем порядке;
• отсортировать документы с разным сроком хранения;
• переместить ошибочно подшитые документы.

Таким образом, все допущенные в процессе формирования дел ошибки будут исправлены, лишнее – удалено, а все необходимые бумаги приобретут надлежащий вид.

Процедура полистного просмотра документов

Просматривая бумаги, специалист должен не только отсортировать их, но и грамотно оформить, соблюдая следующие правила:

• металлические скобы и скрепки удаляются, так как при длительном хранении металл ржавеет и нарушает целостность бумаги;
• для подшивки используется капроновая нить;
• если дело содержит более 250 страниц или превышает 4 см в толщину, его делят на тома.

При отсутствии профессионального архивариуса качественное выполнение такого объема работы может вызвать затруднения; требуется не только время, но и специальные знания. В большинстве случаев лучше всего отдать ведение дел на аутсорсинг – специалисты решат поставленные задачи быстро и качественно. В компании «ОРБ» вы можете заказать полный комплекс профильных архивных услуг по доступным ценам.