Методы сортировки документов по папкам

Грамотно структурированная документация экономит не только самый ценный ресурс – время, но и силы работников. Для этого необходимо отсортировать материал по папкам.

Сортировка документов - расположение их в определенной последовательности в соответствии с заданным критерием.

Как правило, в архивах предприятий и компаний проводится отбор по базовым признакам (дата составления документа и его вид). В соответствии с ними выделяют сортировку:

• в хронологическом порядке;
• по видам документов.

Согласно первому критерию, документы объединяются в папки по времени их поступления; внутри папки источники раскладываются в порядке от наименьшей даты до текущей. У данного метода есть единственный недостаток: подобная структура не позволяет быстро найти необходимый документ.

Сортировка по видам документов происходит следующим образом: заводят отдельные папки для договоров купли-продажи, счета-фактуры, банковских выписок, платежных поручений. Папки можно группировать по категориям и размещать их в разных отделениях архивного шкафа.

Дела с первичными учетными документами, банковские бумаги и сведения о личном составе размещаются в соответствии с выбранным критерием.

Комплексная сортировка документов по папкам с разделением на виды в хронологическом порядке применяется в том случае, если при высоком документообороте используются обе методики в комплексе.

Способ формирования реестров зависит от интенсивности документооборота: если бумаг много, реестр формируется по месяцам; при небольшом документообороте - по годам.

Грамотная систематизация папок помогает существенно оптимизировать работу с документами, но при условии, что она выполнена профессионально. Уточнить условия сотрудничества со специалистами архивной компании «ОРБ» можно по телефону +7 (495) 734-78-00.