Москва, ул. 2-я Лыковская,
д. 63, стр. 9
д. 63, стр. 9
Хранение документов предприятия предусмотрено законом РФ. Периодически возникает необходимость в утилизации бумажных документов и электронных носителей. Причины могут быть разными: от необходимости избавиться от лишней бумаги и освобождения площади до обеспечения безопасности компании. Срок хранения документов отличается. Предприятие не имеет право уничтожать их раньше времени, но по обоснованным причинам может отложить дату утилизации.
При уничтожении бумаг необходимо соблюдать порядок. Фиксация этого мероприятия является обязательной процедурой. Это своего рода перенос информации с титульных листов дел в перечень акта. Обязательна подпись специалиста, который составлял этот документ.
Как правило, организации пользуются несколькими способами уничтожения бумаг архивных документов. Их можно:
Кроме того, предприятие может обратиться к компаниям, которые специализируются на профессиональной утилизации архивных документов. Один из главных минусов этого способа в том, что это достаточно дорогостоящая услуга.
Одним из самых дешевых способов является уничтожение бумаги с помощью шредера. Преимуществами шредирования можно назвать надежность и экологичность уничтожения.
Обычно такой способ используют по плану: обеспечить конфиденциальность, сдать макулатуру, получить средства. Такой подход эффективен при небольших объемах материала. Для крупных объемов требуются немалые затраты, включающие в себя обеспечение необходимым помещением и квалифицированными сотрудниками. Закупка оборудования подразумевает постоянное его использование, иначе оно не окупит свою стоимость.
Эффективный, но труднодоступный способ утилизации – сжигание. С развитием технологий ушли в прошлое котельные, где отопление происходило за счет угля. Сегодня в городе очень трудно найти такое место, где можно проконтролировать полное уничтожение бумаги. Поэтому, если на предприятии было решено воспользоваться этим способом, то необходимо внимательно следить за процессом утилизации документации.
Затратно и трудно обеспечить обработку документации химическими реактивами. Своими силами такое провести практически невозможно. Приглашенный со стороны специалист не гарантирует отсутствие утечки информации. Процесс уничтожения дел таким образом очень длителен, и контролирующим лицам тяжело уследить за ним. Высокая стоимость данной услуги делает этот способ весьма непривлекательным для предприятий.
Некоторые организации предпочитают закапывать бумаги с истекшим сроком хранения. Однако они не учитывают высокую степень ненадежности такого способа утилизации. Закон оставляет за собой право требовать предъявления документов, если формально они где-то существуют, и может обязать владельца предоставить их по требованию. При этом все расходы (чаще всего большие) несет владелец. Кроме того, завладеть уничтоженными таким способом бумагами могут любые люди, в том числе и конкуренты.
Организация, желающая утилизировать документы, может использовать любой из предложенных методов. При этом самым популярным остается шредирование. Каждая компания определяется с методом утилизации исходя из своих финансовых возможностей. При высоком уровне материальных активов предприятие может позволить себе выбрать любой способ и пригласить дорогостоящих специалистов. Малому бизнесу, скорее всего, не потребуется утилизация большого объема бумаг, поэтому оно может справиться своими силами. Главное в таком деле – действовать в соответствии с законом.