Муниципальное хранение архивных документов

Архивное хранение документов – обязанность каждой организации независимо от формы собственности и типа. Закон от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» определяет порядок и сроки хранения отдельных видов бумаг, требования к хранилищу и прочие нюансы.

Хранить документы в офисе, специализированной компании или в муниципальных архивах – выбирает руководитель организации. В случае ликвидации организации без правопреемника часть архивных документов передаётся в муниципальный архив.

Подготовка дел на муниципальное хранение

Чтобы определить, какие дела подлежат передаче, создаётся экспертная комиссия. В соответствии с действующим законодательством выделяются дела постоянного и временного хранения, к ним составляются опись и номенклатура. Документы, не подлежащие хранению, уничтожаются.

Обязательной передаче в архив подлежат:

• личные дела сотрудников – приказы о приёме и увольнении, лицевые счета по зарплате, невостребованные трудовые книжки и дипломы, акты несчастных случаев на производстве и другие документы этой группы;
• учредительные документы организации – устав, свидетельство о регистрации и другие документы;
• документы о ликвидации компании.

Выделенные на передачу дела оформляются (либо проверяется и дополняется уже существующая опись). Листы нумеруются и подшиваются, составляется опись дела и лист-заверитель. Обложка каждой папки должна содержать название организации, индекс дела, дату последнего документа, заголовок. Завершающим этапом будет составление описи дел.

Передача дел в муниципальный архив

После подготовки и оформления дел происходит процедура их передачи, которую осуществляют ответственный сотрудник компании и представитель муниципального архива. Процесс включает в себя проверку всех дел по описи и полистно на наличие всех указанных в списках документов. Делам присваиваются архивные номера, составляется акт приёма-передачи, который подписывается сотрудниками с указанием даты.

Порядок взаимодействия с государственной архивной службой

Муниципальные архивы в обязательном порядке принимают на хранение документы постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения. Перед сдачей компания (или ликвидационная комиссия) заключает с архивом договор, в котором определяется объём документов на хранение, устанавливаются затраты на предстоящее уничтожение дел по истечению срока их хранения и прописываются другие нюансы. Все расходы на архивное хранение ложатся на ликвидируемую организацию. На момент передачи дела должны быть оформлены установленным законом образом, к ним обязательно прилагаются описи, по которым происходит процедура передачи, при уничтожении части документов перед сдачей основного массива прилагается соответствующий акт.