Насколько возможно автоматизировать обработку документов?

Пополнение электронного архива – задача, с которой постоянно сталкивается любое предприятие, независимо от статуса и рода деятельности. На непрофессиональную оцифровку документов может быть потрачено большое количество сил и времени, поэтому разумнее доверить ее специалистам, которые автоматизируют процесс обработки документов.

Скорость пополнения электронного архива зависит от:

• технических характеристик оборудования;
• состояния сканируемых документов (читабелен ли текст, удалены скрепки, расшиты листы);
• мощности программы, распознающей цифровую копию.

Почему не подходит офисная техника?

Для автоматизированной оцифровки используются профессиональные сканеры. Они подходят для работы с нестандартными источниками, документами, которые невозможно расшить. Большинство из профессиональных сканеров работают на очень высокой скорости, благодаря чему процесс оцифровки становится полуавтоматическим (участие оператора необходимо, но за день можно создать электронные копии тысячи документов).

Присвоение штрихкодов

Для автоматизации распознавания на документы наносятся штрихкоды. Создание качественной единицы электронного архива не заканчивается на простом сканировании информации. Согласно свойствам и назначению документа, он получает определенные характеристики, переводится в требуемый формат и только тогда становится полноценной частью архива.

Еще одно важное условие качественного функционирования архива – систематичность пополнения. Для этого составляется график оцифровки поступающих документов и назначается ответственный сотрудник.

Автоматизировать архивные процессы вам помогут опытные специалисты компании «ОРБ». Получить подробную консультацию по вопросам сотрудничества можно связавшись с менеджером по телефону либо заполнив заявку на сайте.