Несанкционированное уничтожение документов

Уничтожение документов является очень ответственным процессом в делопроизводстве любой организации. Ценность и значимость документации может быть различной. Так одни материалы довольно быстро теряют значение, а другие – используются в течение долгого времени. И пока срок хранения документов не истек, их утилизация невозможна.

Документы по срокам хранения подразделяются на:

1. документы временного хранения – до 10 лет;

2. долговременное хранение документов – свыше 10 лет;

3. документы бессрочного хранения.

Виды санкций за незаконное уничтожение документов

Сроки хранения для конкретных материалов устанавливаются Перечнем типовых документов. По истечению установленного периода сохранности на дела, которые отобраны к уничтожению, оформляют специальный акт. Утилизацию документов утверждают у руководителя организации, после чего бумаги ликвидируют.

Законодательством предусмотрено применение штрафных санкций за незаконное уничтожение документов. В соответствие со ст.120 НК РФ, нарушение требований и правил учета поступающих доходов и произведенных расходов, а также учет объектов налогообложения влечет наложения штрафа размером 10 000 рублей. Если же такие нарушения совершались неоднократно на протяжении нескольких налоговых периодов, то штрафные санкции взимаются размером 30 000 рублей. А если несоблюдение требований повлекли занижение налогооблагаемой базы, взыскивается штраф размером 20% от неоплаченной пошлины, но не меньше 40 000 рублей.

Под грубыми нарушениями правил учета подразумевают отсутствие первичной документации, счетов-фактур, регистров налогового и бухгалтерского учета.

Порядок уничтожения документов

Организация не вправе уменьшать срок хранения документа, который установлен Перечнем. Руководители обязаны держать бухгалтерские бумаги в строгой сохранности. Разрешается лишь законное уничтожение документов предприятия по истечении сроков их хранения, по которым была проведена государственная налоговая проверка по соблюдению законодательства. Также недопустимо утилизировать бумаги, относящиеся к судебным делам. Материалы постоянного срока хранения должны быть переданы в государственные архивы.

Для предотвращения подобных проблем можно обратиться к специалистам в области документооборота (архивирования, уничтожения документов). Как правило, это сторонние компании, которые знают, как грамотно и правильно утилизировать материалы организации, если возникла такая необходимость. Они не только составляют акт об уничтожении документов, но и вывозят документацию с предприятия.