Номенклатура дел, ее предназначение

Чтобы вся документация на предприятии была систематизирована и легко доступна, необходимо обеспечить ее правильное ведение. Для этого используется номенклатура дел – систематизированный перечень наименований имеющихся бумаг организации, который позволяет значительно упростить архивные работы.

Назначение номенклатуры дел

Номенклатура регламентирует хранение документации согласно указанным срокам и выполняет следующие основные функции:

• распределение всего объема бумаг;
• учет дел, систематизация документов;
• индексирование для обеспечения удобного поиска рабочих бумаг.

Процедура подготовки включает в себя приведение документации в порядок, сканирование документов, перевод их в электронный вид для дублирования. Также номенклатура используется для построения рабочей картотеки, составления актов на уничтожение бумаг по истечению установленных сроков хранения.

Виды номенклатуры

Архивное хранение документов предполагает использование нескольких вариантов номенклатуры дел:

• типовая – разрабатывается специально для определенного предприятия, устанавливает единый состав всех дел;
• примерная –подходит для организаций со схожей деятельностью, но разной структурой (в данном случае обязательно указание индексов). Подобная номенклатура дел обычно носит рекомендательный характер;
• индивидуальная – составленная для конкретного случая, предприятия, подразделения. Ее разработкой занимается специалист компании, после чего документация согласовывается с главой архивного отдела и подписывается руководителем.

Первые два вида формируются только специальными службами, отвечающими за документальное обеспечение. Перед утверждением необходимо их одобрение центральной комиссией, после чего проводится согласование с соответствующей государственной архивной службой.

Номенклатура позволяет указать основные направления деятельности компании, отвечает за исполнение дел, их документальное сопровождение. На предприятии могут использовать различные виды номенклатуры в зависимости от поставленных целей. Архивное хранение обеспечивается с учетом действующего законодательства, а также соответствующих актуальных норм.