Новое в хранении документов

Утвержден был 01.10.2010 новый перечень для типовых управленческих документов организаций, государственных структур и органов самоуправления (приказ Министерства культуры №558 от 25.08.10). Этот Перечень включает документацию, которая образовывается в процессе деятельности любого государственного органа, органов самоуправления, организаций при осуществлении ими управленческой деятельности, независимо от формы собственности.

Разделы

Данный документ подготовлен в полном соответствии с Законом № 125-Ф3 от 22.10.04 «Об архивном деле в Российской Федерации» и состоит из двенадцати разделов:

1 раздел: документация, касающаяся распорядительных и организационных функций, правового обеспечения, контроля, хранения документации, обеспечения управления на предприятии;

2-4 раздел: документация, которая относится к планированию, финансированию, ценообразованию, учету, отчетности, кредитованию;

5 раздел: организационные и экономические документы, затрагивающие вопросы культурных, научно-технических и других связей;

6 раздел: информационное обслуживание предприятия;

7 радел: бумаги о тарификации, нормировании труда, оплаты, охране труда и прочего;

8 раздел: документы, касающиеся работы кадровых служб, приёма, перемещения, увольнения, аттестации, награждения, повышение квалификации;

9 раздел: документация, которая затрагивает вопросы материально-технического обеспечения предприятия, хранения всех имущественно-материальных ценностей;

10 раздел: бумаги о хозяйственной и административной деятельности, правилах внутреннего распорядка, транспортного обслуживание, эксплуатации помещений, связи, безопасности деятельности;

11 раздел: социально-бытовые вопросы предприятия, жилищно-бытовые, организация досуга, социальное страхование;

12 раздел: документация, которая отображает организацию деятельности общественных и профсоюзных организаций и предприятий.

Изменения в Перечне

В Перечне по каждому виду документации представлены сроки хранения на электронных и бумажных носителях, исчисление которых начинается с первого января года, последующего за годом окончания производственного делопроизводства. Также новый Перечень содержит ряд изменений для кадровой и бухгалтерской службы. Среди таких изменений следующие:

• аналитические документы для годовой бухгалтерской отчетности необходимо хранить пять лет;
• все счета-фактуры в соответствии с НК РФ сохраняются четыре года;
• протоколы, инвентаризационные описи, списки хранятся пять лет;
• образцы подписей сохраняются до пяти лет;
• договора, документация по лизингу и кредитованию, по залогу имущества компании, расчеты стоимости, акты держат в сохранности десять лет. Акты о передаче различных прав, сделок и подобного - бессрочно.

Также пункт 1,3 нового Перечня 2010 года, согласованного, однако еще не утвержденного, сформулирован так: «Перечень применим для использования в качестве основного нормативного документа…». Но в пункте 1,4 оговорен перечень документов, на который положение 1.3 не действует:

• для разработки отраслевой документации;
• для определения срока и состава типовых архивных документов;
• отбор и хранение документов в архивах в муниципальных и государственных учреждениях;
• федеральных государственных архивов, практической работе для экспертно-проверочных комиссий.

Статья 21 Перечня предписывает сохранение документации про выполнение распорядительных документов на протяжении пяти лет ЭПК.