Обеспечение безопасности документов архива

Законодательство Российской Федерации строго регламентирует не только типизацию подлежащих хранению документов, но и нормы с точки зрения безопасности. По этой причине архив даже небольшой компании не может находиться просто в коробке на полке кабинета. Условия хранения документов должны защищать их от хищения, пожара и различных вариантов порчи – плесени, сырости и т. д.

Меры по обеспечению сохранности документов

В первую очередь требования касаются организации архива с технической точки зрения. Кроме того, предполагается целый комплекс дополнительных мер защиты:

• создание бумажных и электронных копий наиболее важных категорий;
• контроль за физическим состоянием бумаг, своевременная реставрация или восстановление поврежденных экземпляров при необходимости;
• соблюдение правил доступа сотрудниками организации;
• контроль над выполнением требований к условиям содержания помещений архива, своевременное исправление выявленных недостатков;
• профилактические сверки документов.

Данные мероприятия рекомендуется проводить регулярно по заранее утвержденному графику. Подобные меры помогут избежать порчи или утери архивных единиц.

Помещения архива

Для хранения документов необходимо выделить отдельную площадь. Пригодность того или иного помещения для выполнения подобных функций оценивают посредством проведения специализированной экспертизы.

Не допускается размещение архива в зданиях, где расположены химические и взрывоопасные вещества/производства, в сырых неотапливаемых помещениях, пожароопасных конструкциях и иных, неподходящих с точки зрения безопасности, строениях.

Требования к помещениям архива

Хранение документов должно осуществляться в условиях, которые будут обеспечивать их защиту от различных негативных факторов, порчи, утери.

В число требований к архивным помещениям входят:

• пожарная безопасность;
• защищенность от затопления;
• наличие систем вентиляции/кондиционирования;
• скрытая электропроводка;
• отсутствие посторонних предметов/объектов.

В архивных помещениях не допускается размещение газовых и водных труб, нагревательных приборов, в том числе обогревателей, применение огня. Для внутренней отделки применяют материалы с низким индексом горючести и пыления.

Соблюдение указанных мер позволяет обеспечить длительное хранение документов, защитить их от повреждений. Уровень укомплектованности архива важен не только с точки зрения соблюдения законодательства – многие из хранящихся в нем сведений требуются для текущей деятельности компании.