Обоснование расходов на архив

Создание электронного архива – крупная статья расходов организации. Не зная всех особенностей, многие руководители сомневаются в целесообразности таких трат. Однако все больше компаний приходят к пониманию того, насколько выгоднее и эффективнее содержать архив именно в цифровом виде.

Следующий вопрос, который возникает – как создать электронный архив? Это можно сделать своими силами или с помощью сторонней организации. В пользу второго варианта говорят несколько факторов.

Экономия времени и средств на работе сотрудников

Чтобы грамотно организовать электронный архив, потребуется специалист, обладающий нужными знаниями и спецификациями. Знание законодательства, основ делопроизводства и архивного дела, умение работать с оргтехникой и программным обеспечением — такие компетенции имеют профессиональные архивариусы, а вот перепрофилировать секретаря или другого штатного сотрудника будет непросто. Привлечение нового человека в штат или сотрудничество по контракту повлечет за собой новые расходы, которых можно избежать при передаче архива на аутсорсинг.

Оборудование, сервер и ПО

Расходы на организацию электронного архива включают:

• покупку оргтехники — компьютеров, сканеров, часто в нескольких экземплярах, так как базовая техника может не выдержать большого объема работы;
• организацию серверного пространства — места, где будет храниться информация;
• приобретение программного обеспечения, выполняющего различные задачи — от распознавания отсканированных документов до их систематизации, поиска, доступа.

Кроме того, необходимо учесть, что с течение времени оборудование изнашивается (особенно при интенсивной эксплуатации), поэтому техническая и программная база будет постоянно требовать обновления. При передаче дел на аутсорсинг подобные вопросы самостоятельно решать не придется: все, что от вас потребуется – обратиться в профильную компанию и передать материалы для архива. Таким образом, гораздо выгоднее воспользоваться услугами профессионалов, чем тратить силы, время и средства на самостоятельную организацию архива, рискуя при этом не соблюсти важные нюансы и быть оштрафованным на крупную сумму.