Оцифровка фондов: способы решения поставленных задач

Электронные версии документооборота любой организации обеспечивают не только удобство работы с информацией внутри компании, но и дают широкие возможности для проведения различных операций с данными сторонним пользователям, партнерам и другим лицам.

Как оцифровать данные в крупных объемах?

Процесс оцифровки происходит в несколько этапов:

• первоначальная систематизация;
• сортировка – определение подлежащих оцифровке бумаг;
• системный план выполнения, выбор ответственных лиц;
• техническая подготовка – приобретение сканеров, упаковки и ПО для распознавания и последующего системного хранения;
• контроль и учет проведенных работ.

Кроме того, важно оценить готовность сотрудников к выполнению подобных задач: умеют ли они работать с массивами данных, знакомы ли с принципами создания электронных архивов.

Оцифровка на аутсорсинг – когда это актуально?

В перепоручении оцифровки профильным организациям есть множество преимуществ. Например, отпадает необходимость тратить средства на техническое и программное обеспечение, финансы и время сотрудников – на обучение и переподготовку, проведение самих работ т.д.

Аутсорсинг актуален, если:

• предстоит оцифровка большого массива документов;
• в компании не имеется собственных технических средств;
• нет свободных сотрудников.

Однако есть случаи, когда более выгодным решением становится выполнить работу своими силами, даже если это потребует дополнительных расходов на обучение персонала и техническое оснащение. В первую очередь это касается тех организаций, которые сталкиваются с необходимостью оцифровки регулярно: происходит систематическое пополнение фондов, бумажный документооборот имеет внушительные объемы и требует постоянного перевода в электронный вид.