Оцифровка фондов
Оцифровка фондов – современное решение проблемы скопления массива документов, который неизбежно образовывается за годы функционирования и больших предприятий, и маленьких фирм. Бумажные фонды не только занимают офисную площадь, требуют определенных условий хранения, но и не всегда удобны в использовании: оригиналы тех или иных документов, которые требуются особенно часто, быстро приходят в негодность. Решить данную проблему помогает оцифровка бумажных фондов, которая позволяет:
- обеспечить многоуровневый доступ к документам сотрудникам разных подразделений;
- сэкономить место, так как некоторые типы документов достаточно хранить только в электронном виде;
- систематизировать и упорядочить фонды;
- гарантировать сохранность и конфиденциальность информации.
Этапы оцифровки фондов
- Экспертиза ценности, проводимая специально созданной комиссией, проверяет сроки хранения документов и определяет единицы для утилизации, информацию для хранения только в электронном виде, экземпляры, для которых обязателен бумажный дубляж.
- Систематизация и подготовка плана оцифровки. Весь массив данных делится по категориям, заводится специальный документ, в котором отмечаются операции с бумагами. Это особенно актуально, если оцифровка происходит первый раз, так как подобные действия помогают не запутаться в массиве информации.
- Непосредственно оцифровка. Сканирование небольших объемов может проводиться на обычной офисной технике, однако при более масштабных работах лучше использовать оборудование, способное выдержать несколько дней работы в практически непрерывном режиме. Специальная аппаратура необходима для обработки крупноформатных документов – чертежей, схем, таблиц.
- Распознавание и занесение в систему. Все отсканированные документы важно проверить на чистоту передачи данных и при необходимости оцифровать еще раз. Для большего удобства последующего использования документы с текстами и цифрами распознаются специальной программой, позволяющей находить их в системе не только по реквизитам, но и по фрагментам содержания.
Оцифровка фондов силами сторонней организации
Сегодня заказать сканирование документов можно в специализированной компании, которая обеспечит быстрое и качественное выполнение полного спектра профильных задач. Воспользовавшись услугами опытных специалистов компании «ОРБ», вы получаете:
- удобную для хранения и использования информации систему;
- гарантию сохранности документов;
- своевременную и эффективную помощь в самых актуальных вопросах делопроизводства – формировании архива, уничтожении документов с истекшим сроком хранения и т. д.
Системный подход к оцифровке фондов обеспечит их сохранность в электронном виде и существенно упростит использование информации в работе.
