От документооборота к успеху

Документ – главный носитель информации в повседневной деятельности любого предприятия. Официальные договоры, приказы, распоряжения. Некоторые из них теряют свою значимость и уничтожаются. Другие сдаются в архив. Бухгалтерские, плановые, финансовые и кредитные бумаги могут потребоваться в ходе управленческой деятельности предприятия в любой момент, в том числе во время хозяйственных споров и судопроизводств. Для систематизации всего самого важного в архиве требуется опись документов.

Личные дела сотрудников

Необходимость систематизации документов также диктует законодательство. Согласно федеральному закону об архивном деле при ликвидации негосударственных организаций, работодатель обязан передать документы по личному составу на хранение в архив. Личное дело сотрудника хранится в архиве 75 лет.

В процессе делопроизводства документы личного дела располагаются в обратной временной хронологии по схеме:

• увольнение;
• переводы сотрудника;
• приказы;
• документы о приеме на работу;
• документы при трудоустройстве.

При сдаче в архив данные документы должны быть представлены в прямой хронологии. При таких особенностях делопроизводства опись документов – это двойная работа для неподготовленного человека.

Бухгалтерские документы

Бухгалтерские бумаги – объект возможного внимания любого контролирующего органа. Перед сдачей в архив кассовые документы, авансовые отчеты и выписки из банка должны быть правильно обработаны. Для некоторых категорий первичных документов закон предусматривает длительные сроки хранения.

Документы длительного хранения

К бумагам такого рода относятся:

• наряды на работу;
• сменные рапорты;
• лицевые счета;
• расчетно-платежные ведомости.

Именно здесь и возникают неудобства. В некоторых ситуациях при управлении предприятием необходимо «поднять» целые кипы архивных бумаг. И сделать это легко, только если перед сдачей на хранение была грамотно проведена опись документов: заголовки расставлены по степени важности, делам присвоены индексы, номенклатура дел составлена по форме, учтены архивные штампы и шрифты. Пренебрежение данными процессами чревато для любого хозяйствующего субъекта. Согласно пункту 101 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации. Данные документы имеют право изъять исключительно органы дознания, предварительного следствия и прокуратуры, суды, налоговые инспекции и налоговая полиция.

Опись документов от компании «ОРБ»: от А до Я

Весь процесс описи документов при их передачи на хранение в архив берут на себя специалисты компании «ОРБ». На плечи квалифицированных делопроизводителей ложится весь список процедур, необходимых для формирования номенклатуры дел:

• квалифицированное выполнение описи по установленной форме;
• вся работа с описными листами для оформления архивной ведомости;
• внутренняя опись архивных документов.

От клиента потребуется лишь доверенное лицо, которое заберет копию описи и заверенные печатями и подписями документы, подтверждающие факт сдачи в архив.