Организация работы с конфиденциальными документами

Хранение документов, содержание которых представляет собой коммерческую тайну, требует особого контроля и тщательной организации. Большинство из них существует в бумажном виде и используется в текущей работе, поэтому просто сложить документацию в сейф невозможно. Для таких ситуаций оптимален разграниченный доступ и особый контроль.

Основные принципы хранения конфиденциальных документов

В регламенте, регулирующем документооборот и архивное ведение, для таких бумаг прописан отдельный свод правил, а именно:

• введена система пометок (например, «секретно», «совершенно секретно», «особой важности» и т.п.);
• указываются ответственные лица;
• обозначается круг сотрудников, которые допущены к использованию бумаг разных категорий;
• зафиксирован порядок работы с такими документами.

Благодаря перечисленным принципам компания существенно сокращает риски утечки важной информации: подобные бумаги не подлежат выносу за пределы офиса, а в отдельных случаях – и из стен архива.

Конфиденциальность электронных документов

В ходе организации электронного документооборота для работы с секретной информацией задаются специальные технические условия. Для обеспечения безопасности настраиваются следующие параметры:

• доступ ограниченного круга сотрудников;
• невозможность скопировать документ или его фрагменты;
• наличие журнала доступа, который регулярно проверяет служба безопасности;
• невозможность распечатать сведения, отправить по электронной почте или переместить на внешние носители.

Таким образом, секретная информация в электронном виде достаточно хорошо защищена: цифровой формат позволяет организовать работу с ней для тех сотрудников, которым она требуется для решения рабочих задач.

Организация хранения бумажных конфиденциальных документов

Основные способы обеспечить сохранность секретной информации – это физическая безопасность в виде защищенного хранилища и строгий контроль доступа.

Помещение для хранения должно быть защищено прочными дверями и окнами (либо выбирают помещения без окон), в них устанавливают камеры наблюдения, служба безопасности или ответственное лицо проводит регулярные проверки. На руки бумаги такого типа выдают только в отдельных случаях, в соответствии с установленными правилами.

Оформление конфиденциальных документов

Все дела, содержащие секретную информацию, размечаются в соответствии с системой грифов («секретно», «совершенно секретно» и иных). Все эти особенности отражаются в оформлении следующим образом:

• на обложке в правом верхнем углу ставится соответствующая печать;
• каждому делу присваивается инвентарный номер;
• номера документов заносятся в специальную книгу учета – книгу лицевых счетов;
• в описи указываются все листы с названиями и нумерацией.

В случае, если такие документы представлены в нескольких филиалах компании, книги лицевых счетов и хранилища заводятся в каждом из них.

Снятие секретности

Для перевода конфиденциальных документов в категорию обычных существуют два пути: специальное распоряжение руководства и истечение срока секретности. Так, если заранее понятно, что через определенное время информация перестанет нуждаться в защите, документу присваивается соответствующая пометка. Для снятия секретности указом руководства предварительно проводится оценка ценности – ревизия бумаг, в ходе которой они тщательно просматриваются и анализируются на предмет содержания.