Организация оперативного хранения документов

На протяжении всей деятельности компании огромное значение имеет хранение и использование документов. Во-первых, к документам должен быть обеспечен свободный доступ, а, во-вторых, они должны постоянно располагаться в одном и том же месте. Кроме того, документы следует надежно защитить от утери или порчи.

Содержание бумаг может быть текущим или оперативным. Организация оперативного хранения документов подразумевает работу с материалом, находящимся в процессе исполнения или уже выполненным. При этом бумаги не должны были подвергаться архивной экспертизе.

Такое хранение документов обеспечивается обычно в тех отделах организации, где с ними работают. При особенно больших объемах бумаг ее удобнее передать на оперативное хранение в специализированное архивохранилище. При этом папки с документами снабжаются надписями, по которым можно судить об их срочности, статусе и других нюансах. Это дает возможность быстро ориентироваться в имеющихся бумагах.

Для оперативного хранения документов часто используются папки, оснащенные сменными обложками. На них проставляются реквизиты документов (ФИО исполнителя и его телефон). Бумаги, которые находятся в отделах на оперативном хранении, могут использоваться на протяжении рабочего дня. После окончания рабочего дня все документы должны убираться в сейф – этого требуют нормы безопасности.

Подобный стиль работы оправдан в малых и средних организациях. Однако для крупных компаний этот метод может оказаться не слишком удобным. Децентрализация оперативного хранения документов может стать проблемой, когда к ним необходим постоянный доступ или когда необходимо найти определенные бумаги для сдачи в архив.

Если и в самом деле возникают сложности, имеет смысл создать архивную службу. Ее сотрудники не только осуществляют хранение документов, которые прошли необходимую экспертизу ценности, а также занимаются диспетчеризацией оперативных документов организации. Высокий уровень профессионализма архивариуса и четкое знание местонахождения той или иной бумаги – залог полного порядка и безопасности организации хранения бумаг.

Компания ОРБ предлагает качественные услуги по хранению документов любой компании.