Плюсы и минусы собственной архивной службы: когда стоит задуматься о привлечении профессионалов

Ведение архивов – неотъемлемая часть деятельности любой компании. В крупных организациях архивная служба является собственным структурным подразделением. В небольших компаниях ведение архива возлагается на сотрудников кадрового отдела, делопроизводителя или бухгалтера. Но все больше фирм предпочитает привлекать для ведения архивов сторонних профильных специалистов, что особенно актуально для малого и среднего бизнеса.

Собственный архив компании

Плюсы: грамотная архивная служба не только содержит документы в порядке, но и в целом повышает производительность коллектива. Грамотно налаженное делопроизводство позволяет обеспечить доступ ко всем документам предприятия в любое время, ни одна бумага не потеряется и все данные будут сохранены согласно актуальным требованиям.

Минусы: для хранения бумажного архива требуется выделить офисную площадь, приобрести шкафы и стеллажи, создать и поддерживать оптимальные условия внутри выделенного помещения - необходимую влажность воздуха, пыле- и светозащиту; организовать хранение на специальных стеллажах, в коробах и папках. Электронные архивы, как правило, хранятся в локальных сетях на серверах либо в облачных хранилищах, что тоже требует финансовых затрат.

Расходы на ведение архива, независимо от его типа и размера, неизбежны для любого предприятия. Даже если архив в компании работает давно, его деятельность отлажена, сотрудники обучены, он остается одной из статей постоянных трат.

Перевод хранилища в электронный формат также требует определённых вложений — на усовершенствование уже имеющегося оборудования и закупку нового, программного обеспечения и т.д.

При несанкционированном доступе к документации может произойти утечка конфиденциальной информации, коммерческих тайн. Даже базовые этапы формирования архивного отдела организации являются очень трудоемкими и занимают много времени.

Собственный архив требует тщательного логистического и финансового планирования, делегирования полномочий по ответственности за архивные документы.

Если архив не создан с первых дней деятельности компании, впоследствии обеспечить структурированное хранение документов в организации становится достаточно сложной и трудоёмкой задачей, требующей значительных финансовых и кадровых ресурсов.

Привлечение профессиональных компаний

Плюсы: участие архивных компаний помогает оптимизировать расходы и экономить самый ценный ресурс – время; позволяет не приобретать специализированное оборудование, расходные материалы и не увеличивать штат.

Архивные компании - это всегда компетентные профессионалы, специализирующиеся исключительно на решении профильных задач. Для фирмы-заказчика отпадает необходимость обучать и готовить архивариусов.

Работа архивных компаний выполняется в соответствии с актуальными стандартами законодательства. Обеспечивать качественное и своевременное исполнение всех поставленных задач помогает различное оборудование, в том числе и специализированное.

При ведении архива профессионалами риск нарушения конфиденциальности минимален.

 

Минусы: архивное хранение в профессиональной компании требует финансовых вложений.

Если вы решили, что вашему бизнесу требуется профессиональное современное архивное сопровождение, свяжитесь с менеджером компании «ОРБ» по телефону либо заполните форму обратной связи на сайте.