Подготовка документов к уничтожению

Уничтожение документов – важная и ответственная процедура в деятельности любой организации, которая требует не только соблюдения всех правил утилизации, но и тщательной подготовки к ней. Нарушение действующих требований в данной области чревато административной, а в отдельных случаях и уголовной ответственностью.

Основные мероприятия

Как известно, законному уничтожению подлежат только те документы, у которых истек установленный срок хранения. Для того чтобы вычленить эти бумаги из общей массы, первым делом проводится экспертиза ценности. Основная задача данной процедуры состоит в определении значения каждого документа и его дальнейшей судьбы.

Проведение экспертизы ценности возлагается на плечи специальной комиссии. Для осуществления качественной и полноценной оценки документов в ее состав входят не менее 3 человек. Это может быть архивист, представитель или заместитель руководителя организации, главный бухгалтер, сотрудник юридического отдела и т.д.

Состав экспертной комиссии утверждается приказом руководителя компании. При этом комиссия может быть как постоянно действующей, так и созываться 1 раз в год. На нее возлагаются следующие основные функции:

• создание номенклатуры дел с определением сроков хранения документов;
• выделение к уничтожению дел с истекшим сроком на основании тщательной полистной проверки;
• составление описи дел, подлежащих дальнейшему хранению;
• формирование акта о выделении документов к уничтожению;
• взвешивание отобранных к утилизации бумаг при наличии такой возможности;
• присутствие на процедуре ликвидации документов с целью подтверждения факта их полного уничтожения.

Ключевым моментом в работе экспертной комиссии, безусловно, является составление акта о выделении дел к уничтожению. По своей форме этот документ отличается от стандартной описи. Здесь нет необходимости прописывать наименование каждого дела, а достаточно просто указать общее количество дел по каждому из видов. Например, приказы по основной деятельности, количество единиц – 10 шт.

Для каждой такой группы дел в акте о выделении к уничтожению также прописываются крайние сроки завершения их делопроизводства, номера описей, а также индексы по номенклатуре или описи. Готовый документ обязательно должен быть подписан руководителем организации. Только после этого выделенные к уничтожению бумаги не подлежат дальнейшему использованию и передаются на утилизацию.

Не забывайте о том, что очень важно, чтобы всю подготовку к уничтожению документов осуществляли действительно компетентные в этих вопросах специалисты.