Подшивка документов в бухгалтерии

Упорядочить архивную документацию можно несколькими способами. Для бухгалтерских документов чаще всего используют подшивку, которая позволяют:

• объединить необходимые сведения;
• соблюсти хронологию;
• защититься от несанкционированного добавления или изъятия документов, случайного выпадения листов;
• упростить поиск или использование сведений.

Подшивку используют не только для данной категории бумаг. Поскольку в архив, на проверку в налоговые органы, пенсионный фонд и иные инстанции не принимаются скрепленные степлером и скрепками бумаги, все документы перед сдачей должны быть систематизированы по делам и подшиты.

Какие документы необходимо подшивать?

Подшивке подлежат:

• кассовые документы и папки с ордерами (объединяются по месяцам);
• накладные и счета-фактуры (объединяются за отчетный период);
• приказы, зарплатные ведомости, журналы.

Процедура подшивки документов

Объединив бумаги по принципу систематизации и освободив их от металлических и иных крепежей, листы подшивают в картонную папку, вставляя перед первым документом чистый лист. Проколы выполняются дыроколом или шилом, подшивка – специальными нитями. Перед скреплением бумаг важно удостовериться, что комплект сформирован в полном объеме и нужном порядке, пронумерован. После подшивки папку заверяют.