Порядок учета и хранения документов в юридическом отделе

Документооборот в юридическом отделе организации велик, поэтому так важно организовать грамотный учет и хранение бумаг. Учет документов ведется с момента их создания или поступления. Для этого:

• создают журнал входящей и исходящей корреспонденции (возможно в электронном варианте);
• присваивают документам учетные номера;
• распределяют бумаги по папкам.

Для быстрого поиска нужного документа в журнале регистрации фиксируется его номер, дата, наименование и краткое содержание.

Документы, подлежащие хранению в юридическом отделе:

• учредительные документы организации (устав, списки учредителей, регистрационные документы и т. д.);
• положения о структурных подразделениях, а также взаимодействии между ними (то же касается филиалов);
• документы, подтверждающие права компании на имущество;
• материалы, связанные с обращением в суды;
• нормативные акты – инструкции, общие правила;
• доверенности;
• корреспонденция.

Как правило, в юридическом отделе хранятся текущие документы. По завершению срока действия они передаются в архив организации, либо архивируются в самом отделе. Однако для этого необходимо не только подготовить сами документы, но и помещение, отвечающее требованиям безопасности в соответствии с законодательными актами.

Формирование дел для хранения

Для хранения дел необходимо сгруппировать документы, предварительно проведя экспертизу ценности и объединив их по срокам хранения. При формировании дел на обложке переплета необходимо указать наименование, индекс в соответствии с номенклатурой, срок хранения и количество дел в папке. При передачи в архив организации также составляются описи дел, в соответствии с которыми производят сверку.