Порядок и способы уничтожения документов

В процессе деятельности любого предприятия накапливается масса документации, часть из которой уже не актуальна, а сроки ее хранения подходят к концу либо уже вышли. Именно для этого рекомендуется такая процедура, как уничтожение документов, во время которой бумаги просто сжигаются либо перерабатываются другим способом. Порядок ее проведения диктуется специальными положениями, а выбор метода зависит от степени конфиденциальности бумаг.

Правила ликвидации документации

При уничтожении архива необходимо соблюдать следующие правила:

• выбранный метод должен быть абсолютно надежным, конфиденциальным. Документация не должна иметь возможности к восстановлению. Это позволит защитить компанию от утечки любой информации;
• при ликвидации необходимо руководствоваться специальными нормами существующего законодательства, обязательно составляется специальный акт;
• любой процесс уничтожения архива, тиража может производиться только в присутствии уполномоченного представителя организации-заказчика работ;
• процесс ликвидации возможен, когда сроки хранения документации уже истекли. Перед планированием работ требуется провести экспертизу, которая покажет ценность документов и возможность их устранения.

Кроме перечисленных выше правил существуют внутренние положения, которые регламентируют порядок оценки секретности и прочие моменты. Все положения разрабатываются для конкретной компании с учетом возможности хранения архивов после истечения срока секретности. Согласно общим правилам, уничтожать документацию можно только после того, как она уже стала полностью неактуальной. Если есть сомнения в этом, то бумаги необходимо направить в архив.

Методы уничтожения документации

Архивное хранение документов на предприятии имеет свои сроки, по истечении которых рабочие бумаги подлежат уничтожению. Сделать это можно, используя разные способы.

Традиционный метод – шредирование, т.е. применение специального оборудования под названием шредер. Выполнять эту процедуру можно непосредственно в помещении самой компании, если объем документации не очень велик, а правила внутреннего распорядка это позволяют. При больших объемах рекомендуется процесс уничтожения проводить на специальных профильных фирмах, которые оборудованы промышленными шредерами. Такие компании специализируются на хранении и уничтожении бумаг, при заключении договора с ними гарантируется максимально высокий результат.

Но если требуется уничтожение секретного архива, то такой метод не подходит, так как он считается недостаточно надежным и эффективным. Здесь используются уже химические способы уничтожения бумаг, которые обеспечивают более надежные результаты. Полным же методом ликвидации секретного архива является его сжигание, что производится только в специально оборудованных для этого печах.

Большая часть документов уничтожается самым простым методом, при котором применяется промышленный шредер, а бумажная масса, которая после этого остается, отправляется на переработку. Остальные два метода используются намного реже, но они позволяют гарантировать максимальную безопасность в плане сохранности информации.

При выборе метода по уничтожению документации компании надо руководствоваться специальными положениями и правилами. Подбор способа зависит от того, какая степень конфиденциальности присвоена документам, а также какой степени эффективности требуется достичь.