Порядок передачи документов на хранение

В результате деятельности предприятия любой организационно-правовой формы, включая государственные структуры, создается собственная документарная база, где для каждого инфоносителя предусмотрены определенные сроки передачи дел на архивное хранение. Организация обязана соблюдать эти нормы в установленном законодательством порядке.

На основании ФЗ - N 125 «Об архивном деле в Российской Федерации» от 01 октября 2004 года (опубликован 27 октября 2004 г.) осуществляется управление архивным хранением документов.

Комплектация дел

Ответственным работникам организации в соответствии с законодательной базой и нормативными актами РФ устанавливаются время передачи и сроки хранения для каждой группы документов.

После формирования документов, вышедших из текущего делопроизводства, проводится экспертиза их ценности двумя способами:

1. собственными силами компании, путем организации специальной комиссии, состоящей не менее чем из 3-х человек;
2. с привлечением работников Архивных Фондов или сотрудников специализированных компаний, имеющих лицензию на право организации архивного хранения документов.

В соответствии с заключением экспертной комиссии «О передаче дел на архивное хранение» производится систематизация документов:

• подшивка или переплет в твердую обложку, с учетом обеспечения возможности свободного чтения;
• нумерация листов арабскими символами в правом верхнем углу;
• вкладывание дополнительных приложений нестандартного формата в специальные конверты с перечнем вложенных материалов;
• составляется опись каждого дела с указанием особенностей нумерации и приложений;
• прикладывается лист-заверитель;
• на обложке тома в обязательном порядке указываются данные организации, сроки архивного хранения документов с крайними датами (если в состав дела входят документы разных периодов хранения, об этом делается специальная пометка).

После формирования всего объема, составляется общая опись и Акт передачи дел на архивное хранение, заверенный подписями участников комиссии.

Варианты хранения

Архивное хранение документов может осуществляться силами компании. Для этого выделяется специальная зона в соответствующих структурных подразделениях или отдельное оборудованное помещение. В штатном расписании выделяется единица для специалиста ответственного за организацию архивного хранения документов, действующего на основании должностной инструкции.

Если предприятие является источником комплектования государственных или муниципальных архивов, то происходит централизованная передача документов на архивное хранение в соответствующие учреждения.