Порядок уничтожения конфиденциальных документов

Конфиденциальные документы, которые не имеют практического значения для организации, и бумаги с истекшим сроком хранения подлежат уничтожению. Утилизация подобных материалов должна быть полной. Для соблюдения прозрачности процедуры утилизации секретных документов, исключения их подмены, утери, частичного уничтожения с возможностью восстановления необходимо, чтобы принятие решения о выделении документов, процесс подготовки и непосредственно устранение проходили под контролем не одного или нескольких человек, а группы сотрудников компании.

Как правило, уничтожение конфиденциальных документов производит служба кадрового делопроизводства. Схема работы включает в себя следующие процедуры:

• экспертиза ценности конфиденциальных документов;
• выделение конфиденциальных материалов к уничтожению (документов, любых носителей информации);
• составление описи ликвидируемых бумаг;
• согласование утилизации документов с руководством компании (письменное разрешение);
• оформление акта на уничтожение;
• ликвидация документов по акту.

Составление акта утилизации обязательно для дел, документов, видео- и аудиоматериалов, проекты документов, картотек, черновиков, описей, а также электронных документов или ссылки на них, которые хранятся в памяти компьютера либо на магнитных носителях.

Как происходит процедура утилизации?

Уничтожение конфиденциальных документов по акту предусматривает проведение следующих действий:

• проверки наличия и комплектности документов и их носителей, включенных в акт;
• физическое уничтожение материалов и носителей информации (путем сожжения, дробления, расплавления и другими способами);
• внесение в акт записи об уничтожении документов (каждый утилизированный документ фиксируется отдельной позицией).

Акт об уничтожении бумаг подписывают после проведения процедуры все члены ЭК и руководитель предприятия.

Если уничтожение конфиденциальных документов производится за пределами предприятия, важно позаботиться о безопасной доставке их к месту утилизации, исключив доступ посторонних лиц. Материалы должны находиться в опломбированных коробках и перевозиться служебным транспортом в сопровождении сотрудников компании.

Уничтожение документов без составления акта

Некоторые конфиденциальные документы могут быть ликвидированы без составления акта. К ним относятся: испорченные бумажные и прочие носители информации, черновики, копии, описи и другие материалы, находящиеся у исполнителя.