Последние тенденции в архивной обработке документов: новые технологии и лучшие практики

Цифровизация бизнес-процессов, преобладание электронных документов, сокращение объема бумажных носителей, формирование единого хранилища документов, используемых в текущей деятельности предприятий – современные тенденции в архивной сфере затронули и профессиональные архивные компании, и крупные корпорации, и малый бизнес, и организации, где ведение архива ведется собственными силами.

Использование современных IT-решений

Залогом успешного ведения электронного архива является использование современных IT-технологий в архивном деле. С учетом затрат на специализированное ПО, обучение персонала, становится понятно, что внедрение современных операционных систем, создание единой системы управления хранилищами данных, объединение специализированных архивов – прерогатива крупных архивных компаний, так как для эффективной реализации этих задач необходимы специализированные программные решения и современные методические подходы к их внедрению.

На рынке технологий предлагается большой выбор современных систем, в том числе – и качественные российские продукты, созданные в рамках импортозамещения.

Создание единой системы управления архивами

Если ещё несколько лет назад электронные базы архивов появлялись как дополнение к существующим системам документооборота, то сейчас формирование электронного архива начинается с момента основания компании.

Создание единой системы управления архивами позволяет получить общую базу хранения документации и корпоративных данных, структурированную для удобства поиска документов, и с регламентированным правом доступа сотрудников предприятия к электронному архиву.

Полноформатный электронный документооборот и цифровизация архивов невозможны без качественно выстроенного процесса управления данными и обеспечения хранения и использования единиц временного и долгосрочного хранения. Именно решение задач, обеспечивающих долговременное хранение электронных документов, стало одним из направлений в работе архивов.

Объединение электронных архивов

Ещё одна тенденция — расширение объемов хранимых документов за счет объединения электронных архивов подразделений в единую корпоративную базу. Различные источники информации, имеющиеся в компании, объединяются в электронный архив. Это позволяет обеспечить надежное хранение, конфиденциальность данных и определение прав доступа к контенту, быстрый поиск и адресное предоставление документов.

Облачные технологии

При создании электронных архивов малого и среднего бизнеса популярны облачные модели. Преимуществами облачных технологий являются скорость развертывания рабочих мест, удобство взаимодействия между подразделениями, потенциальная возможность удаленной работы, эффективная защита данных, что позволяет уменьшить затраты на ведение архива и повысить эффективность бизнеса.

Внедрение искусственного интеллекта для решения задач

Современные электронные архивы – не просто место хранения документации, но и эффективно работающая база для построения аналитических отчетов, прогнозирования нагрузки, и основа для обучения искусственного интеллекта. Внедрение искусственного интеллекта в архивную деятельность призвано упростить решение трудоемких задач - к примеру, отбор документов на хранение, определение сроков хранения электронных источников и т.д.

От места хранения – к эффективным бизнес-процессам

В числе других тенденций – смещение акцента деятельности архивов с простого хранения документации на формирование мощной базы документов, активно участвующих в бизнес-процессах и деятельности предприятия. Современные электронные архивы на базе многофункционального ПО позволяют оперативно решать ряд задач, связанных с поиском или подбором документов для проведения проверок, осуществлять внутренние процессы контроля, анализа и проверки договорной или иной финансовой документации, классифицировать хранимые в электронном архиве документы.