Постановка архивной деятельности организации

Документооборот любой компании, независимо от ее масштабов, предполагает существование архива. Его организация может быть выполнена силами предприятия либо поручена сторонним специалистам (аутсорсинг).

Самостоятельное ведение архива предполагает соблюдение ряда условий: наличие помещения, назначение ответственных сотрудников, архивариуса, установка ПО, сервера для электронного архива и т.д. При передаче дел на аутсорсинг все связанные с архивом задачи решает специализированная компания. Практика показывает, что это и удобней, и дешевле, и надежней.

Нюансы организации архивной деятельности

Создание хранилища всегда начинается с оценки существующего массива документов. Работы проводятся следующим образом:

• экспертиза ценности бумаг – просмотр всего массива позволяет определить, что подлежит хранению, а что – уничтожению;
• систематизация – создание принципов каталогизации и распределение бумаг согласно им;
• архивная обработка – оформление: сбор документов в дела, прошивка, индексация;
• составление номенклатуры дел.

При создании и электронного, и бумажного архивов проводится оцифровка документов. Рекомендуется сканировать источники в ходе формирования бумажного хранилища и обрабатывать поступающие источники до подшивки в дела – так проще и быстрей.

С деталями постановки архивной деятельности предприятия отлично знакомы специалисты компании «ОРБ». Воспользоваться профессиональной помощью просто: для консультации свяжитесь с нашим менеджером по телефону либо закажите обратный звонок через форму заявки на сайте.