Потеряет ли электронный документ юридическую силу, если его распечатать?

Электронный документооборот – инновационный инструмент делопроизводства, позволяющий в процессе обмена документацией:

• чётко выстроить структурное взаимодействие;
• оптимизировать работу с документом;
• сэкономить время и средства.

Не все электронные документы сохраняют юридическую силу при распечатывании. Чтобы бумажный аналог соответствовал электронному, необходимо соблюдение некоторых условий.

Подпись

Сегодня не требуется обязательного подтверждения электронного документа бумажным оригиналом с подписью – достаточно заверить созданный в цифровом формате документ электронной подписью.

Электронная подпись

Обязательным является соблюдение следующих правил для отметки о цифровой подписи. Элементы должны:

• быть указаны в натуральную величину;
• хорошо читаться;
• располагаться отдельно друг от друга;
• не пересекаться с текстом.

Хранение

Некоторые документы необходимо хранить гораздо более длительный срок, чем позволяет электронная подпись, которая действует год. Чтобы документ не потерял юридической силы, при его оформлении необходимо обозначить срок действия сертификата электронной подписи.

Распечатка

Для того, чтобы распечатанные электронные документы имели юридическую силу, необходимо:

• разработать и утвердить правила делопроизводства в компании, регламентирующие работу с документами;
• внести соответствующую запись в инструкцию по делопроизводству;
• распечатать лист согласования, в котором указываются дата формирования документа и система, где проводилось согласование;
• указать на бумажном носителе реквизит, представляющий собой отметку в масштабе 1:1 об электронной подписи и совпадающий с местом электронной подписи на цифровом документе.

Реквизит

Реквизит должен содержать сведения о:

• заверении документа электронной подписью;
• владельце сертификата ключа цифровой подписи;
• сроке действия сертификата.

На распечатке может также находиться логотип компании или герб органа власти.