Правила архивации кадровых документов

Кадровые документы являются основой для расчета трудового стажа. Согласно установленному законодательству, их необходимо хранить 75 лет, оформляя в специальные дела. В них входят оригиналы документов в одном экземпляре, а при их отсутствии – копии.

Законодательная база

Правила архивации кадровых документов прописаны в Положении об Архивном фонде РФ, пункт 6 (утвержден Указом Президента РФ от 17.03.1994 г. №552) и в ФЗ «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 г. №125-ФЗ. По Положению документы по личному составу работодатель обязан хранить в течение 75 лет с даты увольнения сотрудника. В случае, если компания ликвидирована и у нее нет правопреемника, все личные дела передаются в государственный или муниципальный архив.

Подготовка документов к архивации

После увольнения сотрудника касающиеся его документы переходят с текущего хранения в отделе кадров в архив организации. Перед этим проводится :

• формирование дела из текущих и находящихся на хранении бумаг;
• оформление дела;
• экспертиза ценности;
• опись дела.

Формирование дела

Архивному хранению подлежат документы со сроком хранения более 10 лет. В перечень таких бумаг входит более 40 наименований. Все их можно разделить на группы:

• приказы по личному составу, относящиеся к назначению, смене должности;
• счета или ведомости по начислению заработной платы;
• документы об образовании (в том числе о прохождении учебы по месту работы, повышения квалификации, о присвоении разряда и т.д.);
• наградные документы;
• документы о работе во вредных условиях труда;
• документы, подтверждающие право на льготную пенсию.

Оформление дела

В каждом деле обязательно должны присутствовать:

• нумерация листов;
• список документов, входящих в дело (лист-заверитель);
• оформленная обложка (с указанием наименования организации, присвоенного индекса, даты, а также номера по описи и срока хранения).

Экспертиза ценности

Данная процедура проводится в несколько этапов. Первоначально бумаги сортируются в текущем документообороте, затем определяется срок хранения бумаг во время формирования дела. Далее происходит проверка при сдаче дел в архив.

Описание дел

При сдаче документов в архив составляется опись, отдельная от других типов дел. Данные в ней соответствуют информации на обложке каждого дела, в конце фиксируется количество дел, вошедших в опись. Один экземпляр передается в структурное подразделение (в данном случае – отдел кадров), два остаются в архиве.