Правила уничтожения документов

Хранить полный объем бумаг с момента открытия организации невозможно, поэтому периодически их надо утилизировать. Несмотря на кажущуюся простоту поставленной задачи, в действительности уничтожение документов имеет множество деталей и нюансов. Так, например:

• утилизации подлежат только те документы, срок хранения которых истек, либо бумаги, не нуждающиеся в обязательном хранении;
• работы фиксируются в специальном акте;
• ответственность за уничтожение несет архивариус и руководитель компании.

Экспертиза ценности перед уничтожением документов

Прежде чем приступить к процедуре ликвидации, необходимо правильно рассортировать дела, чтобы исключить случайное уничтожение важных бумаг. Для этого создается специальная комиссия, которая проводит экспертизу ценности – просмотр документации с целью проверки правомерности ее ликвидации. Сверка выполняется по срокам хранения, типу документа и другим параметрам. Для грамотного проведения экспертизы члены комиссии должны обладать знаниями о требованиях законодательства к типу документам и срокам их хранения.

Способы уничтожения документов

Чтобы исключить вероятность восстановления информации, используются методы полного физического уничтожения бумаг. Наиболее популярным является шредирование – измельчение листов. Однако в случае с важной конфиденциальной информацией, имеющей высокую ценность и секретность, применяются химические методы или сжигание в специальных печах.

Как правило, уничтожение большого объема документации поручают сторонним профильным специалистам: архивные компании в совершенстве владеют различными навыками утилизации, необходимой технической базой и справятся с любым количеством бумаг.