Правила хранения документов для акционерных обществ

Порядок, сроки содержания и ликвидация дел в АО регламентируется Постановлением ФКЦБ от 16 июля 2003г. за № 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ».

Особенности хранения

Для определения ценности документов и их архивации в АО создается экспертная комиссия, возглавляемая одним из участников общества. Хранение документации осуществляется согласно п. 2 ст. 89 Федерального закона от 26.12.1995 года № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» непосредственно по месту нахождения исполнительного органа АО в соответствии со сроками, которые были установлены действующим федеральным органом исполнительной власти по рынку ценных бумаг.

Постоянному содержанию в головном офисе подлежат:

• пакет уставных и учредительных документов;
• положения о филиалах или представительствах;
• правоустанавливающие документы на движимое и недвижимое имущество, находящееся на балансе АО;
• аффилированные списки;
• протоколы собрания акционеров и заседания совета директоров;
• решения и отчеты о выпуске ценных бумаг;
• годовые отчеты и материалы, предоставляемые акционерам на ежегодных отчетных собраниях;
• бюллетени для голосования членов АО, а также доверенности или их копии;
• решения исполнительного органа;
• описи бумаг, переданных в комплектацию архива или подлежащих ликвидации;
• судебные решения;
• иные документы, утвержденные действующим ФЗ, решением общего собрания акционеров, исполнительного органа или наблюдательного совета.

Согласно вступившего в законную силу «Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», общество должно хранить в течение определенного срока бухгалтерские документы - договора (кредитные, финансово-хозяйственные, операционные). При этом Перечень не регламентирует место их хранения, следовательно, дела АО данной категории могут быть переданы в комплектацию архивов.

Порядок содержания

Документы, до передачи их в архив, должны находиться в служебных помещениях ответственных работников АО. Дела с пометкой «коммерческая тайна», бюллетени для голосования, учредительные документы хранятся в сейфах головного офиса.

Все бумаги, образующиеся в процессе деятельности АО, формируются в номенклатурные дела, на которые составляется полистная опись. При утере любого файла создается комиссия, фиксирующая данный факт и составляющая акт.

При необходимости получения на руки документа сотрудниками АО, акционерами или их доверенными лицами его выдача производится под расписку с обязательным заполнением карты-заместителя.

Бумаги, подлежащие архивному хранению, классифицируются и формируются экспертной комиссией в номенклатурные дела для архива АО, который должен располагаться непосредственно в офисе исполнительного органа в специально оборудованном помещении без доступа посторонних лиц.

При реорганизации АО, вся документарная база подлежит передачи по описи во вновь сознанный орган, имеющий большинство процентов активов общества. В случае ликвидации акционерного общества документы направляются в государственный архив. При отсутствии договорных отношений в архив сдаются только личные дела работников АО, место хранения остальных бумаг определяет ликвидационная комиссия или конкурсный управляющий.