Правильный акт об утилизации архивных документов

Чтобы избежать скопления бумаг в организации, рекомендуется регулярно выделять к уничтожению документы, срок хранения которых истек. Процедура предполагает несколько этапов, ключевым из которых будет составление акта об утилизации архивных документов. Несмотря на то, что он относится к внутренней документации, к его составлению предъявляются строгие требования, нарушение которых влечет за собой административную или даже уголовную ответственность.

Этапы утилизации документов

Процедура включает в себя несколько действий:

• руководитель организации составляет специальный приказ и назначает членов экспертной комиссии (не менее двух человек);
• комиссия проводит экспертизу ценности бумаг, сверяя их по категориям и установленному законом сроку хранения;
• по результату экспертизы составляется перечень документов, подлежащих уничтожению – это и будет акт об утилизации архивных документов;
• затем бумаги уничтожают физически внутренними силами или при помощи специализированных служб (в последнем случае дополнительно составляется акт приема-передачи пакета бумаг в такую службу);
• после уничтожения акт визируется членами комиссии и руководителем.

Члены комиссии и руководитель организации несут ответственность за правильность предоставленных сведений. При выделении бумаг к уничтожению в обязательном порядке следует проверять по соответствующим законодательным актам установленный срок их хранения. Для документов до 2009 г. это Перечень типовых управленческих документов от 06.10.2000 г.; с 2010 г. действует новый Перечень от 25.08.2010 г.

Содержание акта об утилизации архивных документов

К оформлению такого рода бумаг нет строгих требований – акт может быть составлен и в печатном, и в письменном варианте, на обычном листе или фирменном бланке, который необязательно заверять печатью. Однако его содержание определено довольно точно и должно включать в себя следующие сведения:

• название организации;
• дату и номер по внутренней номенклатуре;
• название документа;
• основание для проведения (соответствующий приказ руководителя);
• состав экспертной комиссии и ее председатель;
• список документов, подлежащих уничтожению;
• общее количество бумаг цифрами и прописью;
• способ уничтожения и подтверждение факта;
• подписи комиссии и руководителя.

При больших объемах бумаг они делятся на категории, однако все равно необходимо прописывать каждую единицу, подлежащую уничтожению. В случае с электронными архивами процедура ничем не отличается, за исключением способов уничтожения – законодательно предусмотрено как физическая ликвидация источников (дисков, флэш-накопителей), так и программное удаление с носителя.

Ответственность за составление акта

Организации могут заниматься архивными документами самостоятельно или воспользоваться услугами внешних архивных компаний. В первом случае руководитель назначает ответственных сотрудников, которые и будут проводить вышеописанные процедуры. Во втором случае заключается договор на предоставление услуг разово или на постоянной основе. В любой ситуации ответственность за уничтожение бумаг и непосредственно за правильное составление акта об утилизации документов лежит на руководителе организации, который лично контролирует процесс и заверяет бумаги своей подписью.