Правильный выбор подрядчика для проведения работ в архиве

Архивная работа – сложный, кропотливый, ответственный труд. Профессионально и грамотно выполнить работы в архиве под силу только высококвалифицированным специалистам.

Выполнение архивных работ может проводиться:

• силами собственных сотрудников организации или предприятия;
• путем привлечения сторонних специалистов.

У каждого из этих вариантов есть свои плюсы и минусы. Но если решено доверить ведение архивных работ сторонней организации, приоритетным становится вопрос правильного выбора подрядчика.

С чего начать?

С анализа рынка предложений. Составляется перечень компаний, занимающихся архивными работами, и проводится тщательный отбор претендентов, при котором следует:

• провести анализ работ, уже выполненных потенциальным подрядчиком, с реальными отзывами клиентов;
• пообщаться с компаниями-заказчиками, где подрядчик проводил работы;
• посмотреть историю компании-подрядчика – когда и кем была создана, сколько лет представлена на рынке, опыт работы;
• найти информацию о квалификации и профессиональном уровне сотрудников;
• посмотреть портфолио компании – лицензии, сертификаты, награды;
• оценить цифровую активность – в пользу подрядчика говорят рабочий сайт и активная страница в социальных сетях;
• изучить и перечень тех компаний, с кем в данное время сотрудничает потенциальный подрядчик;
• проанализировать прайс-лист на выполнение работ.

Выбор потенциального подрядчика

Многие компании стремятся показать товар лицом, и в красочных презентациях нет ничего плохого. Но не спешите доверять исключительно визуальной информации – не стоит останавливаться на «первом встречном», который выкладывает профессионально отснятые альбомы проведенных архивных работ и восторженные отзывы клиентов. Недобросовестный подрядчик может выдать чужую работу за свою либо умолчать о факте привлечения субподрядных организаций.

Поинтересуйтесь, с какими компаниями сотрудничал потенциальный подрядчик, и пообщайтесь с его предыдущими заказчиками. Уважающая себя компания никогда не скрывает портфолио выполненных работ и имена клиентов. Так у вас сложится объективная картина о профессионализме и уровне квалификации потенциального подрядчика.

Личное мнение

Следующий этап – личное общение. Встреча с представителем поможет дать ответы на многие важные вопросы. Обговорите все до мелочей. Ответы на вопросы должны быть профессиональными и квалифицированными, но при этом понятными.

Финансовый вопрос

Немаловажный критерий оценки потенциального партнера – адекватное соотношение качества и стоимости работ.

Не стоит в стремлении к экономии заключать договор с компанией, предлагающей нереально высокие скидки или низкие расценки. Коммерческое предложение с маленькой ценой работает для привлечения клиентов, но должно насторожить заказчика.

Профессионалы высоко ценят своих специалистов и адекватно оплачивают их труд. Как правило, более дорогие предложения включают полный комплекс работ с последующим гарантийным обслуживанием.

Выбирайте тех, кто не скрывает информации о своей деятельности. Ознакомьтесь с оборудованием подрядчика и убедитесь в реальном предоставлении заявленных услуг.

Запросите расчет сметы в нескольких подрядных организациях и сравните расценки и перечень производимых архивных работ.

Заключение договора

К стадии заключения договора можно переходить, если вы уверены, что выбрали правильного подрядчика:

• в договоре должны быть прописаны не только права и обязанности сторон, но и перечислены объемы, сроки и стоимость архивных работ;
• если в вашей компании нет юридической службы, поручите составление договора профессионалам, которые учтут все нюансы;
• в случае отказа подрядчика подписать договор поищите другую компанию.