Принципы и критерии оценки ценности документов

При отборе материалов с целью помещения ее в различные архивы существуют особые параметры, по которым определяется ценность отбираемых бумаг. Задачами экспертизы в таком случае являются:

1. Определение состава документации соответствующего архивного фонда.
2. Установление срока хранения. Такие задачи решаются изучением справочных материалов и распределением их на соответствующие группы для долговременного, кратковременного либо временно хранения.
3. Выяснение степени сохранности ценных бумаг и восполнение архивного фонда в случае утраты каких-либо материалов.

Экспертиза документов

Документация подвергается экспертизе ценности и во многих других случаях. Ведомственные и государственные архивы рассматривают бумаги в связи с необходимостью публикации некоторых материалов, при создании различных справочников, путеводителей, каталогов, при отборе для микрофильмирования, при передаче дел из одного архивного фонда в другой.

Также такие экспертные работы проводятся при покупке документов или при передаче музейным фондам.

Весь объем сведений, передаваемый государственным фондам, требует тщательной проверки, так как часто восполнить его после потери многих ценных бумаг уже не представляется возможным. Но также нельзя и оставлять на хранение существенный объем второстепенной маловажной документации. Особенно это актуально сейчас при появлении большого количества различных предприятий, организаций и учреждений, занимающихся самыми разнообразными видами деятельности.

Принципы отбора

Проблема выбора и определения оптимального объема документации, передаваемой в архивные фонды – это задача, требующая решения не только архивистами, но и специалистами из других областей деятельности. Принципы, по которым ценные бумаги предаются в государственные архивные фонды, следующие: историзм, целостность, системность.

На основе таких положений и разработана система критериев, определяющих ценность. Ориентирами выступают признаки, по которым и определяют ценность того или иного документа. Они не являются статичными, на протяжении всей истории - неоднократно изменялись, подстраиваясь под потребности общества.

Классификация критериев

Критерии оценки могут подразделяться в зависимости от:

Происхождения: место и время создания того или иного материала; значение в жизни общества; функционально-целевое назначение с учётом типового характера и роли.

Содержания: значимость информации; вид документа; повторение информации в других источниках.

Внешних особенностей: физическое состояние; форма передачи и фиксирования, оформления, удостоверения документа.

При Федеральном архиве работает специальная комиссия ЦЭПК для осуществления экспертно-проверочной работы. Полномочия такой службы следующие:

• решения об отборе, уничтожении, определении сроков хранения;
• определение бумаг, подлежащих хранению в Архивных фондах Российской Федерации;
• организация отбора и передачи материалов на хранение.

Также всегда учитывается такой фактор, как заполнение архивного фонда и полнота сохранности. Немаловажную роль играют и такие как юридическая сила, автобиографичность, художественные особенности, языковые и палеографические свойства, физическое сохранение. Однако перечисленные критерии не всегда действуют с одинаковой силой. Это объясняется многими факторами, которые зависят от времени и характера происхождения, содержания и других специфических особенностей документации.